This page is not available in English - View in Dutch:
Waar begin je als je in drie maanden een nieuwe opleiding moet ontwerpen voor meer dan duizend teamleiders voor een commerciële organisatie, verspreid over heel Nederland? Op deze leuke én uitdagende vraag van een van onze klanten stapten wij het afgelopen najaar in met elkaar. Voor we het wisten waren we van start. In deze blog beschrijven we hoe we deze ongewone vraag aanpakten en de vijf lessen die we opdeden in deze ‘snelkookpan’.
Want wat begon met zo’n memorabel moment dat we met elkaar in een kamer zaten, elkaar in de ogen keken en zeiden: we gaan ervoor. Dat moment is inmiddels uitgegroeid tot een sterk globaal ontwerp van die nieuwe opleiding, de puntjes worden nu op de i gezet. En gaat er binnenkort een pilot gedraaid worden.
1. Het werk centraal
We realiseerden al snel dat we eerst meer moesten weten over het werk van de teamleiders. Zodat we van daaruit konden bepalen wat belangrijk is om in de opleiding voor deze medewerkers aan bod te laten komen. Dus gingen we op onderzoek uit, op zoek naar situaties in het werk waar het erop aankomt hoe de teamleider handelt, waar deze het verschil maakt en wat spannende of lastige momenten zijn.
Het ging om veel verschillende mensen en vestigingen door heel Nederland. We vroegen ons af hoe we in korte tijd een goed beeld konden krijgen en dachten: Waarom zou je daar niet 14 andere collega’s bij uitnodigen? We moesten immers in korte tijd veel bezoeken afleggen. We vroegen collega’s om mee te doen in de onderzoekfase en één week later vonden de eerste interviews en vestiging bezoeken al plaats.
Binnen no time hadden we uitgebreid informatie verzameld over het werk van de teamleiders door een ‘onderzoeksteam’ van meer dan 20 mensen. Wat hier werkte? Denken in acties en direct overgaan tot doen.
Onze takeaway: Begin zo snel mogelijk met het gesprek met de doelgroep. Wees oprecht nieuwsgierig naar hun werk en datgene wat hen belemmert of irriteert. Check aannames.
2. Parallel in estafette
Om in de actie-modus te blijven besloten we te werken met meerdere ‘stukken’ werk die we tegelijkertijd opstartten en uitwerkten. Terwijl twee collega’s de input uit de onderzoeksfase over het werk vertaalden in een uitgebreid rapport, begonnen drie andere collega’s parallel met het raamwerk van het ontwerp van de opleiding. En terwijl de ene collega in gesprek gingen met mensen uit de doelgroep van de opleiding om de data te valideren, bouwde een ander een online omgeving om alle interne betrokken bij het project op de hoogte te houden.
Kortom: we werkten zowel parallel als in estafette. Stokjes werden zorgvuldig overgegeven steeds met enkel de informatie die je echt nodig had. Iedereen had een stukje van de gehele puzzel. Wat hier werkte? Weten wie de informatie heeft die je nodig hebt in plaats van zelf over alle info beschikken.
Onze takaway: Je kunt alleen maar groter werk doen als je afziet van de behoefte om alles te overzien. Vertrouwen in collega’s en opdrachtgevers is cruciaal wanneer je dingen wilt oppakken die groter zijn dan jezelf.
3. Rapid prototyping
Wie vindt wat belangrijk, hoe krijgt dat een plek in het ontwerp en hoe haken we alle interne personen op tijd aan? Deze vragen kwamen gedurende het ontwerproces langs. In drie maanden spraken we met allerlei betrokkenen door het hele land. Van een manager op het hoofdkantoor tot mensen van de werkvloer. Met die input maakten we een eerste ontwerp, dat we vervolgens meteen weer voorlegden aan hen. Niet eerst doorontwikkelen maar juist meteen de grove schets tegen het licht houden en reacties ophalen en verwerken.
Wat hier werkte? Betrokken interne mensen die meedachten en –deden steeds snel betrekken en feedback vragen.
Onze takeaway: Wees niet perfectionistisch in wat je voorlegt aan anderen. Fail fast en leer ervan. Het doel van prototypen is dat je ervan leert. Niet dat het mooie dingen oplevert. Kill your darlings!
4. Energie hoog houden
Conference calls op dinsdagochtend en minimaal één keer in de week met het hele team van collega’s op locatie aan het werk; zo bleven de lijntjes kort. Door met meerdere collega’s te schakelen en werk van elkaar over te pakken bleven we continu op de sneltrein. In één dag een ontwerp maken voor de persoonlijke ontwikkellijn als onderdeel van de opleiding en hier een stuk van 30 pagina’s over schrijven? Dat lukt dus als je met vijf mensen simultaan werkt en elke 20 minuten rouleert. Zo was er geen tijd om te verslappen.
Wat hier werkte? Krokettenlunch, musical friday en de vele contactmomenten met elkaar. Energie hoog houden gaat óók over het leuk maken.
Onze takeway: Energie er in houden doe je door met elkaar massive action te tonen. Aandachtig en gefocust. Dat vraag om beschikbaarheid, ook buiten het werk. Dit werkt pas echt als je de persoonlijke component niet uit het oog verliest: Hoe is het met de ander? En hoe maak je plezier met elkaar?
5. Actie- en reflectie
In dit project deden we met hoge energie in no-time onderzoek, werkten we met interne betrokkenen samen en maakten een opleidingsontwerp. We weten vanuit theorie over leren dat actie, het dóen, afwisselen met reflectie, het even stilstaan en terugkijken, goed werkt om te leren van ervaringen. We weten óók dat reflecteren vaak het eerste erbij inschiet onder tijdsdruk (Verdonschot, 2005). Ook wij merkten dat het soms best lastig was, in de snelheid en focus op actie met veel verschillende collega’s. Om steeds te kunnen blijven bepalen of we nog met de goede dingen bezig waren moesten we zorgen dat we ook af en toe stilstonden.
Deze blog is het resultaat van onze laatste reflectiestap op de acties die we ondernamen. In onze volgende blog over dit project lees je meer over het ontwerp dat we uiteindelijk maakten.
Onze takeaway: Stilstaan doe je door af en toe samen te reizen of lunchen. Op momenten in elkaar investeren, die niet echt bij het werk horen. Ieder voelde zich verantwoordelijk om soms lastige vragen te stellen. Daar was ook ruimte voor.