This page is not available in English - View in Dutch:
Een week lang werken aan een doordacht en innovatief ontwerp met een multidisciplinair team, onder hoge druk en met feedback van verschillende belanghebbenden… dat klinkt bijna te mooi om waar te zijn. Kessels & Smit wordt steeds vaker uitgenodigd door klanten om in zo'n intensieve 'snelkookpan' van een aantal dagen een nieuw leertraject te ontwerpen.
Een gangbaar ontwerp- of innovatieproces neemt meestal weken tot maanden in beslag, waarin de tijd die betrokkenen vrijmaken versnipperd is. Hierdoor gaat niet alleen tijd, maar ook focus, creativiteit en het gevoel van samen de schouders eronder zetten verloren. Wij herkenden dit in onze werkpraktijk en stellen daarom steeds vaker een andere aanpak voor: ontwerpen in een snelkookpan. Inmiddels gebruiken we deze manier van versnellen bij meerdere ontwerpvragen. Voor een vliegmaatschappij ontwikkelen we met een grote groep stakeholders een nieuw inwerktraject voor cabinepersoneel. Samen met vijf ziekenhuizen hebben we een ontwerpweek begeleid om de gezamenlijke bijscholing van operatieassistenten en anesthesiemedewerkers te ontwerpen. In de jeugdzorg werken we met diverse partners aan het herontwerp van een vakopleiding voor gezinsvoogden in de jeugdreclassering en jeugdbescherming.
Hoe ziet zo’n ontwerp-snelkookpan eruit?
Voor het ontwerpproces reserveren we allereerst een aantal aaneengesloten dagen, bijvoorbeeld een week, waarin de klus wordt geklaard. Vervolgens nodigen we iedereen die nodig is om het proces te laten slagen uit om mee te doen en hun agenda te blokken. Het gaat dan om een groep mensen met diverse rollen en achtergronden: ontwikkelaars, opleiders, de doelgroep, opdrachtgevers, leidinggevenden, beslissers, specialisten. Zij delen de ambitie om vaart te maken met het ontwerp en tot mooie en vernieuwende resultaten te komen.
Deelnemers en rollen
De deelnemers nodigen we uit om bij te dragen aan het ontwerpproces vanuit hun specifieke rol en expertise. Zo is er meestal sprake van een kleine groep makers: de ontwerpers, ontwikkelaars, trainers en opleiders die het leertraject bouwen. Zij vormen samen de werklijn en zijn de hele week bij elkaar. Daarnaast is een belangrijke rol weggelegd voor critical friends. Aan het eind van elke dag worden de deelproducten (bijvoorbeeld de meest kansrijke ideeën of prototypes van leeractiviteiten) voorgelegd aan kritische stakeholders voor feedback. Zij fungeren als klankbord voor de werklijn. De snelkookpan eindigt met het uittesten van de prototypes bij de doelgroep: de mensen waarvoor het leerproces ontwikkeld wordt. Dat levert opnieuw feedback op over wat er wel en niet werkt, waardoor het ontwerp van de geteste leerinterventies aangescherpt kan worden. Dit is vaak ook het moment om de beslissers uit te nodigen die akkoord moeten geven op het ontwerp dat in de snelkookpan is ontstaan.
Ontwerpbenadering
Bij het ontwerpen van leertrajecten gaan we altijd uit van wat het werk van mensen vraagt. Een ontwerp-snelkookpan start daarom meestal met het scherp krijgen van kritische of kernsituaties in het werk van de doelgroep van het leertraject: wanneer maak je in dit werk het verschil? Met welke professionele vraagstukken of dilemma's krijg je te maken? Wat vraagt dit aan bekwaamheden? Soms zijn deze vragen ook al beantwoord in een vooronderzoek. Op basis van het profiel dat zo ontstaat, ontwerpen we toets- en beoordelingssituaties waarin mensen kunnen laten zien dat ze in staat zijn om de kritische situaties in het werk aan te pakken. Daarna geven we de leerinterventies vorm, waarna we een aantal prototypes ervan testen bij de doelgroep. Met zo'n opzet staat elke dag van een ontwerp-snelkookpan in het teken van een bepaalde ontwerpstap. Hierop zijn natuurlijk tal van variaties mogelijk, afhankelijk van de behoefte en het beoogde product.
Wat levert dit op?
Een ontwerp-snelkookpan levert op meerdere gebieden resultaat:
- De groep maakt een bouwtekening van het ontwerp. Deze bouwtekening is een visuele weergave van het ontwerp van het leertraject en maakt in één oogopslag duidelijk welke leerweg de deelnemers gaan doorlopen.
- Een aantal interventies in de bouwtekening zijn uitgewerkt tot prototypes en getest bij de doelgroep. Zo ontstaat in een vroeg stadium waardevolle feedback over mogelijkheden en consequenties van verschillende prototypes.
- Daarnaast levert ontwerpen op deze manier hechte en productieve samenwerkingsrelaties op. Door intensief met elkaar aan de slag te gaan en samen iets te maken, wordt duidelijk hoe ieder tegen het vraagstuk aan kijkt. Zo wordt duidelijk over welke achterliggende principes je het eens bent. Maar ook waar nog noten te kraken zijn. Het levert een dynamisch groepsproces op met als resultaat dat mensen weten wat ieders talenten zijn en ervaren dat ze in korte tijd veel samen kunnen bereiken, door slim gebruik te maken van die talenten.
- In een ontwerp-snelkookpan prikkelen we mensen van verschillende afdelingen of uit verschillende organisaties om samen te werken en de grenzen van hun vak, discipline of organisatie over te steken (boundary crossing). De verbindingen die men legt met andere expertisegebieden leidt tot leren en innovatie.
- Als laatste opbrengst zien we dat de betrokken HRD’ers en praktijkopleiders steviger worden in het vak van ontwerper: ook voor individuele professionele ontwikkeling is het een waardevolle methode.
Wat zijn de achterliggende principes?
Ontwerpen in een snelkookpan is gebaseerd op de volgende gedachten over leren, innoveren en ontwerpen.
Producerend leren. Leren en innoveren doe je door iets te maken, bijvoorbeeld een product, en daar al doende van te leren. Door iets te maken doe je nieuwe kennis, inzichten en bekwaamheden op. En als je samen met anderen iets maakt, dwingt dit je om expliciet te zijn over wat voor jou belangrijk is. Zo ontdek je ook hoe de ander kijkt en waarin dat overeenkomt met of verschilt van jouw perspectief.
Relationeel ontwerpen. Cruciaal voor het succes van een innovatief ontwerp is de mate waarin direct betrokkenen een gedeeld beeld hebben van noodzaak, aanpak en gewenst resultaat. Daarom is het van belang relevante partners actief te betrekken bij het proces en hen uit te nodigen om invloed uit te oefenen op het ontwerp. Zo blijft een vernieuwing niet steken in een goed idee. We kunnen nog zo’n fantastisch product denken te hebben: alleen door het voor te leggen aan de opdrachtgevers en gebruikers komen we erachter of het aansluit en of zij bereid zijn om ermee aan de slag te gaan.
Systematisch ontwerpen. Ontwerpen in een snelkookpan vraagt ook gewoon om het doorlopen van een aantal logische ontwerpstappen. Door dit systematisch te doen, lukt het om een complex vraagstuk te vertalen in een gedegen ontwerp.
Hoe maak je er een succes van?
Noodzakelijk is dat er een duidelijke opdracht ligt en dat helder is wie daarvan de opdrachtgever is. Geef ook duidelijk aan welke critical friends wanneer aanschuiven en wat je dan aan hen wilt voorleggen of op hen wilt uitproberen. Weten waar je naartoe werkt, wat je daarvoor te doen staat en dat er belanghebbenden zijn die staan te popelen om het resultaat te zien maakt dat mensen instappen, verantwoordelijkheid nemen voor het resultaat en in flow komen. Er ontstaat een productieve, saamhorige sfeer, een voelbare 'vibe' die de bezoekende critical friends soms jaloers maakt op het creatieve proces dat gaande is.
Voor de begeleider is van belang dat je weet waar je uit wilt komen en hoe je de groep wilt ondersteunen op weg naar dat resultaat . Soms helpt het om een draaiboek te maken om voor jezelf focus te creëren. De ervaring leert echter dat een ontwerp-snelkookpan vooraf niet tot in detail te ontwerpen en te regisseren valt. Onderweg gebeurt altijd wel iets dat je niet had voorzien, en juist daarin schuilen de doorbraken. Belangrijk is dus om vooral met een goed gevulde rugzak op pad te gaan, vol tools, concepten, modellen, stappenplannen etcetera. Zodat je eruit kunt putten wanneer dat behulpzaam is.
Wat wordt de volgende stap?
We ontwikkelen het concept van de ontwerp-snelkookpan telkens door en experimenteren nu met onderdelen van Scrum in onze aanpak. Scrum is een methode voor softwareontwikkeling, die onder andere gekenmerkt wordt door iteratief ontwerpen en kort-cyclisch opleveren van (deel)producten. Deze producten worden in meerdere slagen verfijnd of verbeterd. De Scrummethode is dus nauw verwant aan de snelkookpan ontwerpaanpak. De gedachte van zelforganiserend en multidisciplinair samenwerken, gestructureerd versnellen, meerdere iteratieslagen maken, werken met prototyping en snelle feedback kunnen we met behulp van Scrum nog verder versterken.
Bronnen
- Akkerman, S. en A. Bakker (2012). Het leerpotentieel van grenzen. 'Boundary crossing' binnen en tussen organisaties. In: Opleiding & Ontwikkeling, nr. 1, pp. 15-19.
- Grotendorst, A. (2002). 'Non scholae, sed vitae discimus: een competentiegerichte curriculumbenadering'. In: M. Rondeel en S. Wagenaar (red.), Kennis maken; leren in gezelschap. Schiedam: Scriptum Management.
- Kessels, J.W.M. (1993). Succesvol ontwerpen. Curriculumconsistentie in opleidingen. Deventer: Kluwer Bedrijfswetenschappen.
- Rondeel, M. (red.) (2102). Het ontwerpboek. Leertrajecten ontwerpen voor vakmanschap en vernieuwing. Utrecht: Kessels & smit Publishers.
- Verdonschot, S. , P. Keursten en M. van Rooij. (2009). Samen vernieuwen in de praktijk. Toolbox om werk te maken van innovatie. Houten: Springer Uitgeverij.
- http://agilemethodology.org