Leren & ontwikkelenStichting
Wat te doen als je erg succesvol bent, maar tegelijkertijd het gevoel hebt dat je succes toekomstige innovatie belemmert? Met deze vraag kampte het evenementen-team van een politieke stichting. Het team bestond uit 15 enthousiaste professionals die voor internationale gasten reizen en congressen organiseren. Ze werkten al een tijdje samen, en hadden een beproefde, maar enigszins herhalende routine ontwikkeld.
Hun activiteiten werden over het algemeen zeer gewaardeerd, maar tegelijkertijd was de wens om nieuwe dingen uit te proberen, "de vonk", een beetje verloren gegaan. En ze vroegen zich af: kunnen we onze creativiteit weer aanwakkeren, zodat we niet alleen goed zijn, maar ook goed blijven?
Aanpak
De oorspronkelijke vraag van de klant was om te helpen bij de evaluatie van het evenementenprogramma. Om hiervan een energiek leerproces te maken, hebben we bewust gebroken met de traditionele evaluatieprocedures. In plaats van een externe evaluator die aanbevelingen doet op basis van zijn observaties, nodigden we het team uit om zichzelf te evalueren en zijn eigen conclusies te trekken.
De start van dit participatieve proces was een verrassingspicknick op kantoor, waarbij iedereen persoonlijk werd uitgenodigd op een gezamenlijke onderzoeksreis. Vervolgens ging het team aan de slag in een workshop waarin iedereen reflecteerde op het eigen "waarom" van zijn werk. De dromen en wensen van het team die hieruit naar voren kwamen, vertaalden we in nieuwsgierige vragen die de teamleden wilden onderzoeken.
In de maanden die volgden, begeleidden we hen bij het zoeken van interviewdeelnemers, het voeren van gesprekken en het vertalen van de inzichten in experimenten die direct echte procesverbeteringen waren. Deze waren zeer praktisch. Een groep ontwikkelde bijvoorbeeld infographics die de workflow voor het voorbereiden van conferenties en delegatieprogramma's zo in kaart brachten dat collega's van andere afdelingen wisten wanneer ze waaraan moesten werken. Een andere groep experimenteerde met andere media om nieuwe en betere vormen van verslaglegging te vinden. Weer anderen onderzochten de vragenlijsten die gebruikt werden om delegatieprogramma's te evalueren, gooiden ze moedig overboord en experimenteerden met nieuwe en veel efficiëntere methoden. En ga zo maar door....
We maakten op gezette tijden voor iedereen zichtbaar wat het team al had bereikt. Dit wakkerde trots aan bij het team - en dat leverde weer energie op om de experimenten door te zetten.
Impact
Dit participatieve evaluatieproces stelde het team in staat om echt te leren van hun ervaringen en van feedback van de deelnemers. Als gevolg hiervan werden veel praktijken vernieuwd: de communicatie tussen de verschillende afdelingen werd verbeterd, processen en documenten die onproductief bleken te zijn, werden volledig afgeschaft of opnieuw ontworpen... Bovendien werkte de ervaring dat een nieuwsgierige houding een positieve invloed kan hebben op de stichting als geheel, door. Je zou kunnen zeggen dat het team 'geleerd heeft hoe te blijven leren', ook van succes.