Een ingenieursbureau met 800 medewerkers wilde aan de slag met het vernieuwen van hun gesprekscyclus. Het vaste stramien van drie keer per jaar een gesprek voldeed niet meer. Bovendien wilde men meer vanuit talent vertrekken, in plaats van het vertrouwde competentieprofiel, en medewerkers zelf een grotere rol geven in voorbereiding en uitvoering. Een strategiegroep ging in opdracht van het MT aan de slag en maakte met onze hulp een beknopte handleiding. De kern hiervan was een viertal leidende principes en een voorbeeld-agenda voor het voeren van een dialoog.
De cruciale vraag daarna was: hoe helpen we de managers en hun teams deze werkwijze te omarmen en toe te passen, zonder dat we die handleiding gaan vertalen naar een uitgebreide procedure?
Aanpak
De kick-off vond plaats op een management dag: alle teamleiders, afdelingshoofden en directeuren waren aanwezig. De strategie-groepsleden hadden een belangrijke rol. Zij vormden, samen met de HR adviseurs, een pool van 12 facilitators die het leuk vonden om procesbegeleider te zijn. Met hen bereidden we het programma voor dat tot doel had de managers te informeren en inspireren voor de nieuwe manier van werken.
We vroegen de managers te onderzoeken wanneer zij een “goed gesprek” hadden over prestaties en ontwikkeling en te bekijken wat daarvan de succesfactoren zijn. Er bleek al veel geëxperimenteerd te worden. Managers vonden het leuk om van elkaar te horen wat er wel en niet werkt. Ook boden we wat theoretische achtergrond: wat is eigenlijk talent? En hoe verbind je talent aan (beter) presteren? Ook dit viel goed bij het management: het perspectief spreekt ze aan. Er was na de dag veel animo om aan de slag te gaan!
De beknopte handleiding gaf de managers en medewerkers richting en ook veel vrijheid. Een tweede stap was de ondersteuning van de managers en teams in de praktijk. De facilitators speelden ook hier een cruciale rol. Zij traden op als sparring partner, begeleidden teamsessies en keken of er nog meer nodig is: tools om talent te ontdekken bijvoorbeeld? Gespreksmodellen? Op onze beurt ondersteunden wij hen, vanaf de achterbank.
Impact
Alle teams zijn inmiddels aan de slag met de gesprekken-nieuwe-stijl. Ze krijgen ondersteuning op maat die hen helpt om de organisatie/teamresultaten te verbinden aan de talenten in hun team. Enthousiaste managers en medewerkers, een agenda met vijf punten, vier leidende principes en een dozijn facilitators: meer is er niet nodig om het goede gesprek over functioneren organisatiebreed op een andere manier te gaan voeren.
