Cette page n'est pas disponible en français - Vue en Néerlandais:
Tijd is een schaars goed. Er is terecht veel aandacht voor een duurzaam gebruik van schaarse goederen. Ook in organisaties. Ik heb daarover eerder gepubliceerd met mijn collega Robert van Noort, over de Learning Society Roadmap. Maar hoe zit het eigenlijk met het schaarse goed ‘tijd'? Gaan we daar duurzaam mee om in onze organisaties? Persoonlijk heb ik het idee dat we daar een wereld te winnen hebben. Hoe gaat dat in de organisatie waar jij leiding aan geeft? Of hoe deel jij als zelfstandig ondernemer je tijd in?
Kop eraf
Laatst hoorde ik een manager in een organisatie vertellen dat zijn agenda volledig gevuld is met vergaderingen met meer dan tien personen. Hij gaf aan dat zo’n groep eigenlijk net groot genoeg is om ieder ervan te weerhouden verantwoordelijkheid te nemen. Hij zei: het is alsof we een ongeschreven regel hebben, namelijk 'als ik jou niet aanwijs, wijs jij mij niet aan'. Hij vervolgde: en als ik niet aangewezen wordt, gaat in ieder geval mijn kop er niet af. Deze manager zit in een dynamiek waarin hij continu wordt uitgenodigd voor bijeenkomsten en er zelden een uitnodiging wordt afgeslagen, want... stel je voor dat je er niet bent.
De conclusie van deze man was dat hij vervreemd raakte van zijn organisatie. Op deze manier ben je alleen nog maar bezig met processen, die vaak nog eens te complex zijn om ze goed te snappen. Het zijn veelal interne zaken. Herkenbaar?
Self-management
Wat mij betreft wel. Ik vind het een illustratief voorbeeld van hoe we in organisaties met tijd omgaan. Onze agenda’s zitten vol met meetings, waarvan we vaak al bij voorbaat weten dat ze de eigenlijke essentie niet raken. Het leidt ertoe dat we onze uitpuilende inbox ’s avonds laat legen. Met alle slapeloze nachten van dien. Het maakt ons ziek van onze organisaties. Van Michael Hyatt leerde ik dat we hier in feite niet spreken over een time-management probleem, maar om een self-management probleem. Dat gaat verder dan alleen maar je agenda anders indelen.
In de advocatenserie 'Suits' raakt stagiair Mike Ross op een gegeven moment vervreemd van zijn werk. Hij wordt opstandig en is compleet uit verbinding. Het blijkt dat hij zijn persoonlijke leven niet op orde heeft. Hij krijgt ferme feedback van zijn ‘mentor’, Harvey Spector: 'Now get your shit together'. Dat komt binnen. Hij gaat terug naar huis en zet de eerste stappen om zijn persoonlijke leven op orde te brengen.
3 lessen
Hoe doe je dat? Je persoonlijke leven weer op orde brengen? Kun je dat eigenlijk wel zelf? En hoe ondersteun je als leidinggevende je medewerkers in hun self-management? In de afgelopen maanden heb ik een aantal lessen geleerd op het gebied van self-management die je wellicht kunnen helpen. De volgende drie dingen hebben mij geholpen om weer op koers te komen:
- Kies bewust voor een 'mindset van genoeg', in plaats van de 'mindset van schaarste’, die overheerst in onze organisaties. In haar boek ‘The Gifts of Imperfection’ legt Brené Brown uit dat schaarste geen hoeveelheid is, maar een paradigma. Vertrek vanuit de gedachte dat je genoeg hebt en dat je genoeg bent. Mijn collega Barbara van der Steen schreef eerder een artikel over ‘de kwetsbaarheid van nooit genoeg’.
Kun je dan zomaar kiezen voor zo’n mindset? Ja, dat kan. Het vraagt echter wel oefening en consequentie. Bijvoorbeeld in het aanspreken van je medewerkers. Vanuit dit paradigma spreek je hen niet louter aan op niet-voltooide actielijstjes. Je spreekt hen ook aan op kwaadsprekerij of het niet zien van kansen. Dat is waar persoonlijk ondernemerschap over gaat. - Maak een plan voor je leven, je werk en stel concrete doelen. De gedachte hierachter is dat je jezelf niet kunt managen, wanneer je niet weet welke beweging je maakt. Aangemoedigd door Todd Duncan, heb ik zelf in de afgelopen tijd gewerkt aan zo’n life-plan. Het is eigenlijk bijzonder. In onze organisaties denken we na over visie en strategie. Waarom zou je dat niet voor je eigen leven doen? In mijn blog over het strategische gesprek in organisaties, duidde ik strategie als het reflecteren op existentiële vragen. Het is van levensbelang om dat ook voor jezelf te doen. Dat hoeven geen papieren tijgers te worden. Denk eens na over de vragen: Wat wil ik bijdragen aan deze wereld? Waaraan wil ik bouwen? Vervolgens formuleer je een aantal principes en afspraken. Dat is de essentie van zo’n plan.
- Regisseer je eigen agenda en kies daarbij voor ‘groen licht activiteiten'. Onder het adagium ‘to build your business up, you must first clean it up’, beschrijft Tod Duncan in zijn boek ‘High Trust Selling' een interessante classificatie van activiteiten. Hij heeft het over ‘groenlicht’, ‘oranjelicht’ en ‘roodlicht’ activiteiten. Zijn advies is om je agenda vooral te vullen met groenlicht activiteiten en soms vaart te minderen en op te ruimen, door middel van oranjelicht activiteiten, zoals vakontwikkeling, vaardigheidsontwikkeling of gerichte marketing activiteiten. De roodlicht activiteiten, die je zoveel mogelijk moet vermijden, zijn onder andere: toegeven aan telefonische of e-mail interrupties, te lange lunchbreaks of roddelen met collega’s. Bouw je agenda dus op aan de hand van groenlicht activiteiten. Dit zijn activiteiten waarbij de relatie met je klanten, je cliënten, je patiënten of studenten centraal staat. Werken aan vertrouwen in de relatie met hen, door bijvoorbeeld in gesprek te gaan over wat jouw hen werkelijk bezighoudt, afspraken op te volgen of nieuw aanbod te ontwikkelen.
Get your shit together… Voor Mike Ross in Suits leidde het tot een aantal fundamentele keuzes, die verder reiken dan de werkcontext. Bovenstaande lessen kunnen je helpen om in jouw organisatie duurzamer met tijd om te gaan. Het wordt de tijd van je leven.
Vraag: Wat heeft jou geholpen om je agenda op orde te krijgen? Wat helpt je nu om hem op orde te houden? Post een reactie of stuur me een e-mail.
Wil je geüpdate worden over mijn blogs? Meld je dan aan voor de e-mail nieuwsbrief.