This page is not available in English - View in Dutch:
In deze blogreeks delen we onze ervaringen met verschillende situaties die we tegengekomen zijn bij ons werk in een fabriek waar de medewerkers onderdelen produceren en assembleren waarmee in China versnellingsbakken gebouwd worden. We schrijven al enkele jaren over het proces dat we meemaken in deze organisatie. Eerdere blogs vertelden over hun aanpak om te werken aan betrokkenheid, gaven het proces weer dat doorlopen is van betrokkenheid naar invloed’ en ook van de ontwikkeling van leiderschap deden we verslag. Belangrijk om als lezer van deze nieuwe en laatste reeks te weten is dat Punch Powertrain een periode van grote herstructurering heeft meegemaakt. In overleg met de betrokkenen kiezen we ervoor deze blogreeks (die wat eerder in de tijd speelt), toch te plaatsen. Vooral omdat we merken dat de ervaringen die we hebben in de fabriek vaak ook voor andere organisaties herkenbaar zijn. In deze laatste blogreeks komen vraagstukken aan bod die je kunt tegenkomen bij het werken aan betrokkenheid, ook als dat niet vanzelfsprekend is. We vertellen steeds iets over de context, over de aanpak die gevolgd is en over de opbrengst ervan.
Wat was er aan de hand?
Tot nu toe werkte de fabriek Punch Powertrain aan het verbeteren en optimaliseren van een product. In de loop van 2017 krijgen zij echter de uitdaging om een volledig nieuw product – de VT5 - voor hun klanten te gaan maken. R&D, denkwerk, plannen, tekeningen en testproducten omzetten in een nieuwe werkbare productielijn: hoe doe je dat nu goed met elkaar? Hoe neem je alle collega’s van operations die meewerken aan dit product mee in een nieuwe manier van denken en werken, zodat ze met plezier het beste van zichzelf kunnen en willen inzetten, hiervoor verantwoordelijkheid voelen, eigenaarschap nemen en zo samen tot mooie resultaten komen? Voor het projectteam voelde het lang als ploeteren met energie die vooral weglekt. Ze stuitten telkens op problemen en kregen het gevoel niet vooruit te komen. Dat is lastig. Zeker als je gewend bent aan je vertrouwde aanpak, en ervan houdt om resultaten neer te zetten. Een Shift Supervisor neemt het initiatief om het tij en de beleving te keren. Zijn gedachte is dat het eigenlijk heel bijzonder is als je mee kunt werken aan een nieuw product. Maar, zo vindt hij, dan moeten we wel alle projectmedewerkers betrekken in de voortgang: “Mensen weten als geen ander wat ze nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen, alleen vinden ze niet altijd de weg of de moed om hun ideeën kenbaar te maken. Helaas lopen we daardoor wel eens achter de feiten aan”. Daarom wil hij iedereen bij elkaar brengen om goed te luisteren en vooral te kijken hoe ieders opmerkzaamheid en inzicht beter benut kan worden.
Wat hebben we gedaan?
Iedereen in de ruimte
We organiseren een middag met 55 mensen: iedereen die vanuit Operations meewerkt aan het nieuwe product is welkom. We weten intussen vanuit het bouwen aan Continu Verantwoordelijk Teams, dat mensen inzicht willen krijgen waaraan ze precies meewerken en dat ze gehoord willen worden in wat voor hen belangrijk is. Alleen op die manier kunnen ze hun kennis goed inzetten voor het werk.
Welk verhaal doet de ronde en wat doen we wèl al…
We brengen het nieuwe product op deze bijeenkomst letterlijk in de ruimte. De startvraag van de middag is: “Wat zegt ‘men’ binnen de fabriek over dit nieuwe product?”. Deze vraag zorgt meteen een voor een prettige ontlading: alle uitspraken worden verzameld. We interviewen vervolgens de verantwoordelijke leiding over het belang van het project en het belang van deze bijeenkomst. Na het kritisch beluisteren en bevragen van deze leiding wisselt iedereen in zestallen verhalen uit over concrete momenten waarop hij of zij al fluitend aan het nieuwe product heeft kunnen werken. Het is een bewuste keuze om –hoe klein ook- te starten met wat wél al werkt en die inzichten mee te nemen om ook de hekele punten beter aan te kunnen pakken.
Eerst dromen en dan ….
De kracht van Punch is oplossen en doen. Toch vertragen we in deze middag even om met elkaar een beeld te schetsen van de ideale toekomst. Zo kunnen we meteen daarna veel beter voelen en weten wat ons te doen staat om daar te geraken. “Stel je voor dat we eind september een pracht van een feest vieren omdat het gelukt is het nieuwe product helemaal zoals we het willen in de productie te krijgen. En stel dat onze CEO op dat feest zijn trots uitdrukt, niet alleen voor het resultaat maar ook voor de manier waarop we dit samen voor elkaar hebben gekregen… Wat zou er dan in de Punchpaper voor artikel verschijnen?” Deze vraag prikkelt de fantasie en resulteerden in maarliefst negen prachtige Punchpaperpagina’s.
… weer met de voeten op de grond
Als we weten wat er vandaag al werkt, als we de beelden uit onze dromen willen waarmaken, wat staat ons dan als eerste te doen? Via een brainstorm werken we aan deze vraag. Er komen allerlei punten naar boven. Deze zijn geclusterd in zes topics, waarvan een deel technisch is en een deel gaat over de doorstroom van informatie en kennis. In het kernprojectteam, dat dagelijks samenkomt, zijn op basis van de input uit de groep conreet de volgende afspraken gemaakt: er komt een Q-trefpunt dat dient als dagelijks, kort en krachtig overlegmoment. De inhoudelijke punten worden meegenomen door een aantal experts. Er komt ook een helder overzicht met daarop bij wie je waarvoor terecht kunt. Naast voortgang in deze inhoudelijke topics hebben de medewerkers namelijk vooral behoefte om te weten hoe het er mee staat. De rollen zijn helder verdeeld: het is duidelijk wie wat doet en wanneer.
Wat levert het op?
In een middag hebben we een start gemaakt om met 55 mensen uit Operations de energie te delen die er is bij het werken aan dit nieuwe product en waar we meer van willen in de toekomst. Er is geleerd en ontdekt hoe je samen aan een nieuw product kunt werken in een projectstructuur. Zowel de schaduwkant als de lichte kant hebben daar ruimte gekregen. Uiteraard is daarmee niet alles meteen de dag erna in kannen en kruiken. Het zoeken en ploeteren zal onderdeel blijven van de weg naar de finish. Wel hebben we met zijn allen kunnen ervaren dat er ruimte is om de dingen bespreekbaar te maken die helpen of in de weg zitten. Want daar start het: samen werken aan de verandering gebeurt gesprek per gesprek.