De start van het eerste ‘continu verantwoordelijke team’ (CVT)

This page is not available in English - View in Dutch:

In deze blogserie vertellen we over de betekenisvolle momenten in een fabriek waar de leidinggevenden graag zouden willen dat medewerkers meer invloed hebben op het werk en de aanpak daarvan. De fabriek in het Belgische Sint Truiden produceert onderdelen van versnellingsbakken. Met deze onderdelen worden vervolgens in een eigen fabriek in China de volledige  versnellingsbakken gebouwd om te  verkopen op de Aziatische markt. Inmiddels is men eraan toe om deze betrokkenheid gerichter op teamniveau te gaan organiseren vanuit de overtuiging dat dit leidt tot meer verantwoordelijkheid en eigenaarschap voor medewerkers in hun werk. Het eerste CVT (‘continu verantwoordelijke team’) is inmiddels aan het werk. Deze blog laat zien wat er nodig was om deze groep in het zadel te helpen. De tekeningen bij deze blogreeks zijn gemaakt door collega Joep Schuermans. 

 

De paradox van het doel en de weg

Het doel dat Marc de Wind en Roland De Wolf (COO en Manager Operations) voor zich zien is duidelijk: iedereen in de fabriek gaat fluitend naar het werk. Dat is aan de ene kant een scherp beeld. En aan de andere kant is het voor de technische mensen die vaak juist duidelijkheid willen behoorlijk vaag. Zij gaan op zoek naar een duidelijker doel.

 

Dirk Schoubben (Verantwoordelijke Production Proces Manufacturing Engineering) “Ik wilde meer duidelijkheid van waar we naartoe gaan. Van onze technische kijk op zaken hebben we meestal een oplossing voor ogen en daar gaan we dan aan werken. Het proces van de CVT’s was het tegenovergestelde. Er was een beeld van een groep vogels en zoiets moesten we ook worden maar wat en hoe en tegen wanneer was toen nog heel onduidelijk.”

We realiseren ons dat de paradox van het doel en de weg hier opgaat. Aan de ene kant wil je duidelijk een doel voor ogen houden, maar aan de andere kant, als je een compleet dichtgetimmerd doel hebt, is er geen ruimte meer voor datgene dat onderweg ontstaat. Omdat het duidelijke doel erg belangrijk is voor deze mensen om in beweging te kunnen komen, hebben Marc en Roland hier aan gewerkt. Zij maakten plaatjes met structuur erin. Sommige elementen liggen vast en op andere willen ze juist input van de groep. Zo ontstaat er een duidelijk verhaal waarmee ze naar het eerste team kunnen trekken. Transparant in doel én uitnodigend op het samen ontdekken van de juiste weg.

 

Een stuurgroep met een kompas

Waar we oorspronkelijk het hele proces participatief willen inrichten (en meteen een bijeenkomst met 22 mensen organiseerden), is de boodschap van de groep leidinggevenden duidelijk: de brug bouwen terwijl we erover lopen, leuk, maar geef ons op zijn minst hier en daar een leuning. We richten een stuurgroep in met de productieleiding, de HR Business-partner en ons als externe adviseurs. Op dit platform kan alles aan bod komen, met zorg voor richting, kaders, en vooral mensen. We hebben een aantal criteria gekozen als leidraad voor het kijken naar de omkadering van een CVT. Dit is een eigen mix geïnspireerd door een aantal voorbeelden in de literatuur. Het blijft evenwel een subtiel zoeken.

 

Koen Morrhey (HR Business -partner) zegt hierover: “Het is zoeken naar een goed evenwicht. Je moet net genoeg voorop lopen om de weg te kunnen wijzen en niet te ver voorop om de groep niet te verliezen”. De beslissing om het eerste CVT op te starten bij Pulleys noemt hij hierbij als voorbeeld: “Er waren nog veel vraagtekens maar we zijn toch gestart. Dit gaf ons net het succes dat we nodig hadden om vooruit te kunnen”.
 

Verandering gebeurt gesprek per gesprek

Hoe groot(s) een verandertraject ook is, het gaat toch via de weg van vele gesprekken. Soms georganiseerd, soms terloops, allen dragen ze bij tot de voortgang en ontwikkeling van de weg naar het doel. Dat ervaren we ook in dit traject. We gaan niet “van bijeenkomst naar bijeenkomst” maar “van gesprek naar gesprek”. Dit kan bijvoorbeeld een gesprekje zijn tussen Lieve en één van de aanwezigen na een bijeenkomst die niet soepel liep. Ze onderzoekt bij hen wat er hier gebeurde. Het kan een gesprek zijn met de groepschefs over wat ze voor zich zien. Het kan ook gaan om informele gesprekken bij de lunch en de koffie. Of wat er gezegd wordt bij het ochtendoverleg tussen productieleider en chefs.
 

Een hele dag samen in plaats van één minuut

“Vanaf nu richten we ons werk in vanuit de gedachte dat wij een continu verantwoordelijk team zijn met een opdracht en een bepaalde output. We gaan ons organiseren vanuit ons talent en wederzijds respect zodat we effectief kunnen samenwerken om tot de gestelde output te komen. Het Continu Verantwoordelijke Team geeft mensen zo veel mogelijk regelruimte om de resultaten te behalen”.

 

Met die woorden wordt het eerste CVT “Pulley’s” uitgenodigd voor hun startbijeenkomst op een MOOIE plek waar alle medewerkers in hun GEWONE kleren (in plaats van het werktenue) naartoe komen. Extra bijzonder is dat het de eerste keer is dat medewerkers over de ploegen heen formeel bij elkaar komen. Normaalgesproken zien mensen van de nachtploeg de ochtendploeg slechts één minuut. Dat is de tijd die staat voor overdracht van de ene naar de andere ploeg. Het doel van deze bijeenkomst is om het kader te scheppen waarbinnen de teams straks aan het werk kunnen.

 

Het ijs wordt gebroken door in een kring met een jongleerballetje naar een collega te gooien en over hem iets te vertellen wat je opvalt en bijzonder vindt in wat je hem ziet doen op het werk. Een beetje onwennig in het begin maar al heel snel vertellen de mensen mooie dingen aan elkaar en ontstaat er een ontspannen sfeer. Een setting waarin de beelden rond de nieuwe uitdaging gekaderd en gedeeld kunnen worden.

 

Aan het eind van de dag gaan de mensen naar huis met het gevoel dat ze hun vragen hebben kunnen delen, met een eerste beeld voor ogen over hoe het werken in een CVT kan zijn, en met zicht op waar ze in hun werk wel of geen invloed op hebben. Die laatste is cruciaal, want dat geeft de aanwezigen het inzicht dat ze heel veel dingen zelf kunnen oppakken.

Bijvoorbeeld de opbergkastjes die ze graag willen op de werkplek, die kunnen ze gewoon gaan maken. Concreet kiezen ze drie punten waar ze als groep mee aan het werk willen: de afkeur van productonderdelen verminderen, de hygiëne op de werkplaats verbeteren en vergroten van vakkennis door opleiding op de werkplek. Aan het eind van de dag zijn er veel blije gezichten en horen we uitspraken terug zoals:

• “Na vanmiddag heb ik nog meer geloof in CVT’s.”
• “Het is niet zo moeilijk te starten wat betreft doelen en acties.”
• “Belangrijkste was dat iedereen dezelfde inzet toont.”
• “Dat we nu ongeveer weten wat er op ons afkomt.”
• “Omdat ik niet alleen sta.”
• “Een groep die voor een mooie uitdaging staat en ervoor wil gaan.”

Met dit eerste opgestart CVT is de kop er af en volgen stapsgewijs de andere CVT’s. In de zomer van 2015 zullen ze alle 8 opgestart zijn !

 

____________________________

 

In deze tweede blogserie zijn de volgende blogs verschenen:

• Zelf een zelfsturend team starten? Tips van ervaringsdeskundigen
• Sssssstttt… We zijn in gesprek!
• Vier leerfuncties van een bezoek van anderen aan jouw organisatie
• Het 2e, 3e, 4e én 5e Continu Verantwoordelijke Team van start
• Leer- en werkopbrengsten na de start van het eerste continu verantwoordelijke team
• De start van het eerste ‘continu verantwoordelijke team’ (CVT)
• Van betrokkenheid naar invloed, hoe organiseren we dat?