Een grote multinational zette twee jaar geleden een geheel nieuwe dienst in de wereld, gericht op het beschermen van ons klimaat. Een groepje van zo’n 12 mensen van over de hele wereld ging pionieren rond deze unieke opgave. De grote vraag was: hoe bouw je in tijden van snelle groei aan een lerende, grotendeels virtuele community die resultaten boekt en waarin mensen veilig en gezond kunnen werken - binnen een grotere organisatie met structuren en protocollen die op een heel ander type werkproces zijn ingericht.
We ondersteunden bij de kickoff en bleven daarna een dag in de de week aan boord om van binnenuit mee te zoeken en te bouwen.
Aanpak
Vanaf het begin kozen we ervoor om niet te denken in termen van een team, maar van een community. Het kernteam vormt het hart: in het begin waren dat 12 mensen, later 20. Maar zij werkten samen met zo’n 200 mensen uit de organisatie, die allemaal nodig waren om de klus te klaren. Deze hele groep was wat ons betreft dus deel van de lerende community. Hoe leer je met zoveel mensen in zoveel tijdszones? Hoe zorg je dat cruciale kennis snel beschikbaar wordt op plekken waar je het nodig hebt? Hoe breng je mensen aan boord en op gang in een virtuele setting?
Omdat het team in verschillende tijdzones werkten, deden we vanaf het begin al veel ervaring op in samenwerken op afstand. Toen de covid-19 pandemie losbarstte bleek het fundament dat we daarmee gelegd hadden nog eens belangrijker én sterker dan ooit.
Terugblikkend zijn dit de dingen die extra goed hebben gewerkt.
- Het doel en ontstaans-verhaal een speciale plek geven
Al snel nadat we aan het werk gingen namen we een podcast op met het ontstaansverhaal van het initiatief. We kozen ervoor om niet John, als manager misschien de logische keus, te laten vertellen, maar Tim: een van de teamleden van het eerste uur. Het werd prachtig, persoonlijk verhaal waarin zowel de inhoud aan bod kwam (waarom doen we dit, wat is het doel?) maar ook de persoonlijke drijfveren en spannende ervaringen, zoals eerste mislukkingen en doorbraken. Ieder nieuw lid van de community kreeg de podcast als onboarding-cadeau. Een krachtige manier om het gevoel van ‘erbij horen’ en ‘eigenaarschap’ te versterken. Als je het ontstaansverhaal kent, snap je wat de bedoeling is, maar ook waar bepaalde manieren van werken vandaan komen. Het creëerde trots bij eenieder die erbij kwam en mee kon werken aan het vervolg van dit verhaal
- Podcasts om kennis te maken en kennis te ontwikkelen
De podcast met het startverhaal bleek een enorm succes, veel mensen luisterden ernaar. Daardoor ontstond het idee om meer met dit medium te doen om zowel het gevoel van verbinding te versterken als het leerproces te stimuleren. Een teamlid met als jeugddroom om DJ te worden pakte dit op en maakt regelmatig een podcast waarin iemand uit de community aan het woord komt rond diens eigen leerervaringen, ontdekkingen en nieuwsgierige vragen voor de toekomst. Met daarnaast een lievelingsnummer of een klein interview. Zo bleek de kennis veel makkelijker te gaan stromen. Mensen luisteren er graag naar en veel inzichten worden zo over de hele wereld gedeeld.
- De all day espresso bar in MS teams en pubquiz op what’s app
In MS Teams hadden we een all day espressobar ingericht, naast een aantal grote en kleine werkgerichte kanalen. Die werd goed bezocht, zeker toen de Covid-19 pandemie begon. Mensen deelden hier vragen over de werk-privé balans maar ook grappen en filmpjes. De chatvorm maakte het mogelijk dat iedereen meedeed, ongeacht tijdzone. De Whatsapp groep werd ineens belangrijker omdat dat een informeel kanaal was waar je niet verplicht aan mee hoefde te doen. Dus wie mee wilde doen aan de Whatsapp pubquiz was welkom, maar als het even niet uitkwam kon je ook makkelijk overslaan.
Grotere platforms van het moederbedrijf, zoals Yammer en Sharepoint hadden daarnaast ook hun functie, vooral voor meer het delen en opslaan van meer formele informatie.
Impact
Al met al was het bijzonder om te zien hoe de verschillende online hulpmiddelen al doende elk hun eigen vorm en functie kregen en samen een klein online ‘ecosysteem’ gingen vormen. Daarin was plek voor resultaat, het delen van kennis en het sociale aspect. Op elk moment kon een van deze “kanalen” opgeschaald worden afhankelijk van wat er nodig was. Toen Covid-19 langskwam en er nog meer behoefte kwam aan verbondenheid, ontstonden er met gemak een favoriete-muziek-podcast en wekelijkse homework-video. Die maakten later weer plaats voor meer inhoudelijke inhoud.
De combinatie van interventies leidde ertoe dat de collectieve intelligentie van de groep steeds makkelijker wordt aangesproken. De ‘wat wil de leiding’ en ‘hoe hoort dit?’-reflexen uit het begin worden vervangen door ‘wat weten wij samen’? Community-leden vinden elkaar steeds makkelijker om slimme oplossingen voor onverwachte situaties te ontwikkelen. Het via de podcasts consequent laten horen van individuele stemmen van collega’s uit bijvoorbeeld de Filippijnen, of Canada, of Zweden heeft hier enorm aan bijgedragen. De verbondenheid en daarmee gepaard gaande werkvitaliteit van de teamleden was ook sterk gegroeid. Factoren die in deze tijden misschien wel belangrijker zijn dan ooit.