Op een waarderende manier in gesprek over werkdruk: zo doe je dat

Werkdruk is iets waar bijna iedereen wel eens tegenaan loopt. Soms voelt het alsof er te veel op je bord ligt, terwijl je eigenlijk gewoon goed werk wilt leveren. Als leidinggevende of collega wil je natuurlijk helpen, maar hoe begin je zo’n gesprek zonder dat het alleen maar over stress en problemen gaat?

 

In deze blog deel ik een voorbeeld van een werkvorm die we recentelijk bij een organisatie hebben ingezet om in gesprek te gaan over werkdruk. Het was voor hen vooral belangrijk dat de gesprekken een positieve insteek kregen en ingingen op: ‘wat kunnen we nou wél doen’ in plaats van ‘wat kan er allemaal niet’. Want daarin draaide het gesprek vast: er waren een paar grote externe drukveroorzakers die niemand weg kan nemen, maar die wel het gesprek domineerden. Daarover blijven praten gaf negativiteit. Het management wilde dat doorbreken maar wilde wel dat mensen zich gehoord voelden en ruimte vinden voor kleine stappen vooruit. Hoe konden ze het gesprek keren naar de thema’s waar men wel invloed op heeft?

 

Werkvorm: samen de balans op maken

Om deze gesprekken te faciliteren maakten we gebruik van een simpele maar effectieve werkvorm. De kern was om werkdruk niet te benaderen als een massieve, ongewenste situatie die we volledig willen verhelpen of voorkomen - want in dit geval was dat niet mogelijk. Het maakt het dan alleen maar frustrerend om aan dat ‘ultieme doel’ te werken, want dat voelt dan als iets onbereikbaars. Wat we wel wilden doen is werkdruk benaderen als een kortere of langere periode van disbalans. Een moment waarop het werkplezier volledig (of in ieder geval voor een groot deel) ten koste gaat van de druk die mensen ervaren. Een disbalans kan vaak ook weer in balans komen en het heen en weer gaan is vanzelfsprekend. Het gesprek over werkdruk ging daardoor meer over: hoe kunnen we ervoor zorgen dat je vaker in balans bent en minder vaak te zwaar of te diep uit balans. In de gesprekken zorgde dit er echt voor dat het onderwerp minder zwaar werd en er ruimte ontstond om samen te zoeken naar kleine verbeteringen.

 

Hoe hebben we dat aangepakt? We gingen in gesprek met groepen van ongeveer 6-8 collega’s van verschillende afdelingen. Het idee was om uit die gesprekken ook te ontdekken wat rode draden waren voor de hele organisatie. Het was dus enerzijds een zelfreflectiemoment voor de deelnemers en anderzijds ook een groepsinterview.

 

In elk gesprek doorliepen we de volgende vier stappen.

 

Stap 1: (Dis)balans momenten onder de loep nemen

Als eerste stap gingen deelnemers samen met een collega in gesprek over 2 concrete momenten. Één moment waarin er sprake was van een gevoel van balans en één moment waarin er sprake was van een gevoel van disbalans. Ze bespraken samen samen hoe deze momenten eruitzagen en wat het effect daarvan was op henzelf en de omgeving.

Wat hier goed hielp was om samen ervaringen te delen en dus beiden 2 concrete momenten te beschrijven.

 

Stap 2: Inzoomen op oorzaken en hefbomen

Vervolgens hebben ze samen beide momenten verder uitgediept. Voor het moment van disbalans bespraken ze wat de veroorzakers waren van deze disbalans en op welke, als ze erop terugkeken, ze wel of geen invloed zouden kunnen uitoefenen. Voor het moment van balans bespraken ze samen welke hefbomen hadden geholpen om in balans te zijn en welke van deze hefbomen binnen henzelf (denk aan een wandeling om je hoofd leeg te maken) of buiten henzelf (denk aan een leidinggevende die zich coachend opstelt) lagen.

Wat hier goed hielp was om samen te bespreken wat opviel aan elkaars situaties.

 

Stap 3: De algehele balans opmaken

Nadat de deelnemers inzichten hadden gedeeld over hoe momenten van balans en disbalans eruitzagen, hebben we samen in kaart gebracht waar ze staan op dit moment. Zaten ze nu in een moment van balans of disbalans?

Wat hierbij goed hielp was om een schaal te tekenen van 0 – 10, waarbij 0 stond voor volledig uit balans en 10 voor volledig in balans. Vervolgens kon iedereen aangeven waar ze zichzelf op dit moment positioneerden en waarom.

 

Stap 4: Samen nadenken over mogelijke acties

Uit stap 3 kwam naar voren dat sommigen zich op dat moment van het gesprek redelijk in balans voelden en anderen niet. We hebben vervolgens aan iedereen (individueel) gevraagd om na te denken over hoe ze weer (meer) in balans konden komen of hun balans konden behouden. Hiervoor hebben we hen uitgenodigd om te kijken naar de hefbomen die ze in stap 2 hadden geïdentificeerd en na te denken over welke op dit moment zouden kunnen helpen.

Wat hierbij altijd goed werkt is om de persoon die meer in balans wil komen eerst zelf na te laten denken over mogelijke acties.

 

Wat heeft het opgeleverd?

Op de momenten dat we deze werkvorm inzetten in de gesprekken merkte we dat de gesprekken van geladen en vol frustratie naar rust en opluchting gingen. Er ontstond het gevoel meer in controle te zijn, er niet alleen voor te staan en nieuwe inzichten te hebben. Het gaf ook ruimte om de momenten van balans te erkennen en te vieren dat het dan ‘wel’ goed gaat.