De structuur van een goed gesprek
Werken met Structural Dynamics
Waar let jij op als je in een gesprek zit? De inhoud is natuurlijk belangrijk, en vraagt onze aandacht. Veel van ons luisteren ook goed naar wat er tussen de regels door gezegd wordt. Maar wist je dat er nog een ander perspectief is? Je kunt ook kijken naar de structuur van een gesprek. Daar is een hoop te zien, en te winnen. We gebruiken zelf het model Structural Dynamics als een ‘bril’ om hiernaar te kijken. In deze blog leggen we je de basis uit.
Wat is Structural Dynamics?
De oorsprong van deze kijk ligt bij David Kantor. Hij werkte in de jaren '80 als familietherapeut en ontdekte terugkerende, effectieve én ineffectieve, patronen in gesprekken. En hij zag hoe hardnekkig deze kunnen zijn. Na het observeren en analyseren van talloze gesprekken binnen organisaties schreef hij in 2012 het boek ‘Reading the Room’ waarin hij het model van Structural Dynamics beschrijft.
Zijn voormalig samenwerkingspartner professor Lisa Stefanac deed vervolgens jarenlang internationaal onderzoek en bouwde het model uit tot wat het nu is: een set van bouwstenen waarmee je patronen kunt analyseren en dat je kunt gebruiken om gesprekken zo productief mogelijk te maken. Dat wil zeggen dat je als team besluiten neemt waarin je ieders toegevoegde waarde meeneemt.
Dit model biedt een uniek handvat om samen objectief en analytisch naar conversaties te kijken en daarmee dus ook een nieuw speelveld te openen. Door naar de structuur te kijken ga je sneller snappen wat er gebeurt in een gesprek en waarom. Zo wordt je invloed om een gesprek te veranderen én effectief te maken groter. Teams die met dit model leren werken worden productiever in hun overleggen omdat ze weten welke structuur hen helpt om resultaten te behalen.
Tien bouwstenen
Het SD model is opgebouwd uit tien universele bouwstenen, verdeeld over drie lagen. Deze bouwstenen kun je tijdens elk gesprek en met iedereen gebruiken. We lichten ze hieronder kort toe.
Vier bouwstenen voor gedrag: Rollen
Elk gesprek is terug te brengen naar vier rollen die de deelnemers innemen. Iedereen kan elke rol inzetten, dit is niet persoonsgebonden. Het gaat hier om gedrag dat je kan inzetten en bij anderen kunt herkennen. In een effectief gesprek wat leidt tot resultaat en gedragen besluiten worden alle vier de rollen gebruikt. De vier rollen die we onderscheiden:
- MOVE – brengt beweging en geeft richting.
- OPPOSE – biedt correctie om tot een beter resultaat te komen.
- FOLLOW – ondersteunt een idee en zorgt voor voltooiing van het resultaat.
- REFRAME – brengt perspectief in het gesprek zodat het resultaat ook het doel dient dat je voor ogen hebt.
Drie bouwstenen voor communicatie: Talen
Net als iedereen Nederlands of Engels praat, zijn er verschillende ‘talen’ die meedoen in een gesprek. We bedoelen dan de gebieden waarop je de aandacht kan richten in een gesprek. Om elkaar te verstaan is het belangrijk dat je de verschillende talen kan combineren. Het overbrengen van een heldere boodschap aan een heel team of organisatie is ook gebaat bij een combinatie van alle drie de talen.
De drie talen die we gebruiken:
- ACTION – Wat gaan we doen? Taal die gericht is op acties.
- MEANING – Waarom doet dit er toe? Taal die gericht is op betekenis geven.
- CARE – Hoe is dit voor alle betrokkenen? Taal die gericht is op de relationele impact van situaties, acties, besluiten.
Drie bouwstenen voor onderliggende regels: Denkkaders
Deze laatste drie bouwstenen gaan over de – vaak impliciete – regels die iemands gedrag en taal sturen in een gesprek. Deze denkkaders heb je vaak al lang geleden meegekregen dus voor jou voelen ze ‘normaal’. Maar omdat er verschillende kaders zijn kan het je helpen om ook de andere denkkaders te kennen. Zo ga je collega’s en mensen om je heen beter snappen.
- CLOSED – Er is een hiërarchie en daarbinnen zijn er vaste posities die beslissingen maken.
- OPEN – De groep beslist en iedereen zijn mening draagt bij aan een goede beslissing.
- EMERGENT – Beslissingen worden genomen door degene die dit wil en doet, iedereen kan die rol pakken.
Voorbeeld
Hoe werkt dit in de praktijk? Hoe gebruik je deze taal om de kwaliteit van gesprekken te versterken? We geven een voorbeeld van hoe je de rollen kan gebruiken.
Een team waar wij mee werkten ervoer enorme dominantie van 1 of 2 leden. Dat maakte dat er veel “gedoe” was; er waren mensen die zich niet uit durfden te spreken en bij de koffiemachine werd graag óver elkaar gesproken in plaats van mét elkaar. Het team kwam bij ons met de vraag om diepte interviews te doen en goed de ‘onderstroom’ en vertrouwensrelaties te onderzoeken. Na een uur overleg zagen wij iets heel anders. De twee dominante teamleden hadden een voorkeur om dingen in beweging te zetten. Ze volgden elkaar snel op met verschillende ‘moves’. Er werden in hoog tempo verschillende ideeën opgebracht waardoor de groep de draad kwijt raakte. Omdat niemand dat durfde te zeggen (‘ik weet niet meer waar we het nu over hebben’) bleven andere teamleden stil. En om deze stilte te vullen gingen de eerste twee nog weer meer ‘moven’. De doorbraak hier was eerst om deze rollen zichtbaar te maken. Daarna sprak het team af om na een eerste ‘move’ stilte in te bouwen om iedereen de ruimte te geven om zich ertoe te verhouden. Binnen één uur was er een geheel nieuwe dynamiek. De extra winst was dat het team er heel goed zelf mee verder kon, dus er was geen diepe analyse of een lang traject nodig.
Werken met Structural Dynamics
Door te werken met dit model ontstaat een nieuwe manier om naar gesprekken en elkaar te kijken. De bouwstenen zijn objectief en intuïtief snel te gebruiken. Je kunt als teamcoach inzetten, maar ook als voorzitter of teamleider om beter te kijken wat er gebeurt, of een analyse maken met je team samen. Deze blog biedt een eerste samenvatting, er is natuurlijk veel meer uit te leggen over alle afzonderlijke bouwstenen. Ook de combinatie van de verschillende lagen levert vaak mooie dingen op, we werken dan met de optelsom van rollen, talen en denkkaders.
Als je met de bouwstenen aan de slag wilt in een team, om te analyseren wat er gebeurt en te kijken waar het scherper kan, kan dit zo eenvoudig of zo uitgebreid als jullie zelf willen. We kunnen werken met een wetenschappelijk gevalideerde vragenlijst waarin je inzicht krijgt in persoonlijke voorkeuren in rollen, talen en denkkaders. Met deze vragenlijst kunnen we ook een teamrapport maken zodat je met elkaar één vertrekpunt hebt om vanuit aan het werk te gaan. Maar je kunt ook starten met een simpele observatie-opdracht.
Ben je nieuwsgierig naar meer?
Wij zijn als een van de weinige in Nederland gecertificeerd om met dit model te werken. Neem gerust contact met ons op voor een (online) teamvraag of -dag.
Bron: Kantor,D. (2012) Reading the Room: Group Dynamics for Coaches and Leaders. Jossey Bass.