Deze blog is onderdeel van een reeks over onze ervaringen op deze werkplek waar de medewerkers onderdelen produceren en assembleren waarmee in China versnellingsbakken gebouwd worden. Belangrijk om als lezer van deze blogreeks te weten is dat Punch Powertrain momenteel in een moeilijke tijd zit en samen met haar mensen een grote herstructurering doormaakt. In overleg met de betrokkenen kiezen we ervoor deze blogreeks (die wat eerder in de tijd speelt), toch te plaatsen. De blogs geven namelijk informatie over het creëren van betrokkenheid. En juist dat is in deze periode van belang, om om te kunnen gaan met de situatie.
Een feestelijke dag
In maart 2017 vierden we een bijzondere mijlpaal. Het verhaal bij Punch Powertrain was precies vijf jaar geleden begonnen met een droom van Roland De Wolf. Hij wilde af van de hokjes mentaliteit. Hij wilde niet meer dat mensen in antwoord op een vraag gingen uitleggen waarom iets niet mogelijk is. Op de vraag “wat wil je dan wel?” antwoordde hij zonder lang nadenken “Ik wil dat onze mensen fluitend naar het werk komen.” Dat blijkt achteraf de start van een enorme verandering. Samen met ons, de mensen van Kessels & Smit, The Learning Company, startten we een actie-onderzoek.
De hoofdvraag luidde: ”Wanneer ging jij voor het laatst fluitend naar het werk?” Zo’n vijftien Punch-collega’s stelden enkele vragen aan de 80 mensen die op dat moment werkzaam waren in de fabriek. Door deze interviews ontstond meteen een andere sfeer. Aan het eind van het onderzoek bestond het vaste voornemen dat we in de fabriek zouden gaan 'Bouwen aan een omgeving waarin iedereen het beste van zichzelf kan en wil inzetten vanuit verantwoordelijkheid en eigenaarschap'. Vijf jaar later waren er CVT’s (continu verantwoordelijke teams). De teamleden namen met elkaar verantwoordelijkheid voor problemen die ze tegenkwamen. Ze verzorgden de opleidingen voor elkaar. Ze regelden praktische zaken zoals verlof zelf. En, ook belangrijk, zo nu en dan organiseerden ze een leuke teamactiviteit buiten de werkuren. De hechtere samenwerking en de regelruimte die ze kregen maakte dat ze om konden gaan met hoge werkdruk bij hoge productie-aantallen.
We wilden dit moment markeren. We waren benieuwd wat er in de beleving bij de mensen van toen vooral anders voelde. En wat de belangrijkste uitdagingen waren die mensen ervaren terwijl de fabriek in korte tijd zo hard groeide.
Verhalen in ruil voor een kop koffie
We organiseerden dus een feestelijk moment. De kunst was om hierbij trouw te blijven aan de principes die vijf jaar terug bijdroegen in het werken aan betrokkenheid. Eerst en vooral keken we wie van de Punchmensen het leuk vond om deze dag samen met ons te ontwerpen. Met hen maakten we een opzet met veel aandacht voor nieuwsgierige vragen. Niet zenden maar juist vragen stellen. Geen grote bijeenkomst naast het werk maar juist iets slims bedenken zodat de productie door kon gaan. Het concept dat we bedachten heette ‘koffie in ruil voor een verhaal’. Dit verliep als volgt:
Fluitjes uitdelen
In de week voorafgaand aan de feestelijke dag, 28 maart 2017, zouden we duizend fluitjes uitdelen aan alle collega’s van alle afdelingen van Punch. Aan elk fluitje zouden we een kaartje hangen met een vraag erop. Bijvoorbeeld:
- Welke collega vind je het leukst om mee samen te werken en waarom?
- Wat maakt jou trots in jouw werk?
- Welke taak heb je het liefst gedaan de afgelopen periode en waarom?
- Welke vraag zou jij graag eens aan een nieuwe collega stellen?
Een uitnodiging om langs te komen bij de mobiele koffiestand in de productiehal
Het kaartje nodigde mensen uit om op 28 maart koffie te komen drinken in ruil voor een verhaal. Het idee was dat zij langskwamen en koffie en zelfgebakken cake kregen en dat ze elkaar ontmoetten en het antwoord op ‘hun vraag’ deelden met elkaar.
Een levendig café
Op de dag zelf kwam onze collega Helena met haar mobiele koffiestand uit Duitsland naar de fabriek gereden. Ze bracht platen vol eigengemaakte cake mee. We richtten een mooi café in met een wand om verhalen op te prikken. Het café was geopend van elf uur ’s ochtends tot elf uur ’s avonds. Zodat iedereen langs kon komen, ook de mensen van de late en nachtploeg. Veel Punch-collega’s zijn deze dag een nieuwsgierig kijkje komen nemen. In een tulpenoase aan blauwe en witte statafeltjes werden de verhalen gedeeld. De cijfers:
- Om en nabij 450 mensen kwamen langs in het café in de productiehal en deelden hun verhaal. Zij lieten elk een quote, tekening of krabbel achter op een papieren tegeltje aan de wand.
- Er werden 480 koppen koffie klaargemaakt, 60 bekers warme choco en 25 bekers thee. De cappuccino was het meest geliefd. In totaal zijn er 400 stukken cake gegeten.
Uitdagingen voor de toekomst
Zelf hadden we op die dag met name twee vragen waar we antwoord op wilden vinden. Na afloop van de café-dag en avond analyseerden we de tegeltjes, reflecteerden we op de gesprekken die we hebben gehad en lazen we de aantekeningen die we maakten na de wat uitgebreidere interviews. We vonden de volgende antwoorden:
Als je terugkijkt op de voorbije vijf jaar: wat is dan het meest wezenlijk veranderd in de manier waarop wij hier met elkaar samen ons werk doen in de fabriek? Hoe heeft dit invloed op jouw al of niet fluitend naar het werk?
Er was meer afstemming en autonomie in het werk, de mensen waren beter geïnformeerd, de samenwerking verliep constructiever, ze gingen op een andere manier met elkaar om, met meer respect en waardering. De CVT-structuur hielp hierbij, vooral binnen de eigen ploeg voelden mensen zich goed.
Als je kijkt naar alle veranderingen die op dit moment gaande zijn (de omvang van de fabriek, het aantal nieuwe collega’s, de hogere aantallen), wat hebben we dan in de eerste plaats met elkaar te doen zodat iedereen fluitend naar het werk kan?
De grootste zorg ging uit naar de opleiding van zoveel nieuwe mensen. Er gebeurde al heel veel op dit vlak, er was heel veel bereidheid om nieuwe collega’s snel en goed in te werken. Alleen, de instroom was zo groot dat collega’s die zelf nog vrij nieuw in het vak staan al heel snel nieuwe mensen mee opleidden. Dit voelde als veel vertrouwen en waardering en tegelijk bleef kwalitatief goede producten maken essentieel. De vraag leefde hoe we dat nog effectiever konden aanpakken. Wat veel mensen bezighield was: “Hoe kunnen we zoveel nieuwe mensen goed meenemen in ons CVT-DNA en hoe kunnen we dit DNA in onze cultuur met elkaar blijven versterken?” Want dit bijzondere DNA leek de basis te zijn voor het feit dat we onze enorme groei met elkaar aankunnen.
Een film en een boekje met de tegeltjes als tastbare producten
Het was bijzonder om de verhalen te horen van de vele collega’s die langskwamen. We vonden de tegeltjes die op die dag gemaakt zijn zo sprekend dat we ze hebben gebundeld in een boekje. Roland De Wolf (directeur Operations) vertelt dat hij het boekje er regelmatig bij pakt als hij het even niet ziet zitten. Het geeft hem op zo’n moment weer vertrouwen. Daarnaast maakten we een film van de dag.