Nu de leidinggevenden bij Punch Powertrain steeds meer een rol nemen van coachen en verbinden van mensen, vallen andere taken vrij. Zij zijn niet per sé de eerste persoon om het plannen van verlof op zich te nemen, of het organiseren van opleidingen. Bij Punch Powertrain is men gaan werken met aanspreekpersonen. Mensen uit de Continu Verantwoordelijke Teams (CVT’s), die een speciale rol op zich nemen. Het blijkt een belangrijke manier om verantwoordelijkheid in de teams zelf te organiseren.
Deze blog is onderdeel van een reeks over onze ervaringen op deze werkplek waar de medewerkers onderdelen produceren en assembleren waarmee in China versnellingsbakken gebouwd worden. Belangrijk om als lezer van deze blogreeks te weten is dat Punch Powertrain momenteel in een moeilijke tijd zit en samen met haar mensen een grote herstructurering doormaakt. In overleg met de betrokkenen kiezen we ervoor deze blogreeks (die wat eerder in de tijd speelt), toch te plaatsen. De blogs geven namelijk informatie over het creëren van betrokkenheid. En juist dat is in deze periode van belang, om om te kunnen gaan met de situatie.
Aanspreekpersonen nemen verantwoordelijkheid
Een aanspreekpersoon is iemand die verantwoordelijkheid neemt voor een inhoudelijk onderdeel dat relevant is voor meerdere CVT’s. In elk CVT is bijvoorbeeld een aanspreekpersoon voor veiligheid, een aanspreekpersoon voor opleidingen, een aanspreekpersoon voor collegialiteit, en voor kwaliteit. De aanspreekpersonen komen samen met de aanspreekpersonen voor hetzelfde onderwerp binnen een ander CVT. Lieze Drees (eerder als externe coach betrokken bij Punch Powertrain en nu werkzaam bij het bedrijf als Team Supervisor) geeft aan dat veel verantwoordelijkheden in de CVT’s terecht dreigden te komen bij de ploegverantwoordelijken. Zij kregen het veel te druk: “Voor je het weet blijf je denken vanuit een cascademodel. Iemand bedenkt iets, en de mensen dichter bij de vloer, moeten dit uitvoeren. Maar we vinden het belangrijk dat iedereen zijn talent kan inzetten. Er zijn zoveel ideeën bij de mensen in de CVT’s. Daarom willen we ook de verbeteracties graag regelen volgens het idee van een zeester. Zodat iedereen het initiatief kan nemen om met ideeën te komen.”
Een cyclus van reflectie en actie
De aanspreekpersonen zorgen voor reflectie binnen de CVT’s. Lieze zegt hierover: “Aanspreekpersonen van het domein kwaliteit kijken bijvoorbeeld hoeveel schroot er is gemaakt de voorbije maand en welke acties zij kunnen doen zodat dat minder wordt. Die cyclus van reflectie op hoe het gaat, nadenken over acties, die in praktijk brengen en kijken hoe het uitpakt, dat lukt nu heel aardig.” Lieze geeft voorbeelden die laten zien hoe de manier van werken veranderd is:
Een nieuwe poetskast bestelt iemand zelf
“Een jaar geleden ging het zo dat iemand naar mij toe kwam met ‘we hebben een nieuwe poetskast nodig’. Dan ging ik of een andere leidinggevende die bestellen. Dan moesten we terug naar de vraagsteller om te weten welk model het moest zijn. Dan kon hij/zij kiezen. Nu doen zij dit helemaal zelf en gaat het veel sneller.”
Radio in de fabriek
“Een team wil graag een radio. Die is bedoeld voor de hele pulleylijn. In plaats van de supervisor die een radio bestelt heeft de aanspreekpersoon van het domein ‘samenwerking’ hierop actie genomen. Het team is aan zet. Iemand uit het team kent via via een ander die technologie maakt voor een bepaalde surround speaker. Ze zijn prijsbewust, en kiezen een handig systeem uit dat voor meerdere dingen te gebruiken is.”
Een etentje met het team
“De medewerkers van de pulleylijn organiseren een teamactiviteit. De aanspreekpersonen trekken dit proces. Zij regelen een zaaltje en vragen aan de leidinggevenden wat die willen doen. Uiteindelijk hebben wij als teamsupervisors de teamleden bediend tijdens het eten!”
Veiligheid
“Nu zijn we hard aan het werk met veiligheid. We willen onze acht regels verder verankeren. Ook hier zijn het de aanspreekpersonen die dit trekken. Wat zij nu ervaren is dat ze het lastig vinden om afspraken te maken zonder bazig te zijn. Eén groepje koos bijvoorbeeld een opgeruimde werkplek als aandachtspunt, en een ander groepje het GSM-gebruik. Met name dat GSM-gebruik is best een lastig punt, dan moet je afspraken maken met elkaar. Hoe spreek je vervolgens mensen er op aan als zij zich er niet aan houden? Hier zijn zij nu volop mee bezig.”
Het moet geen extra ‘taakje’ zijn
Het werken met aanspreekpersonen heeft positieve impact. Vroeger lagen dingen vaak enkel bij leidinggevenden en dat is nu weggevallen. Belangrijk uitgangspunt dat blijkt te werken is dat het niet moet voelen als extra werk. De aanspreekpersonen kiezen een domein dat hun belangstelling heeft. Als zij het niet meer leuk vinden is het zaak om dat te veranderen of de rol aan iemand anders door te geven. Het is geen verplichting.