“Wat me opviel was het enorme tempo en de positieve energie! In slechts een paar uur hebben we met z’n allen drie nieuwe scenario’s uitgewerkt. Dat geeft echt een kick.” Dat vertelt Ank Dierckx (motor van het event ‘Next Learning’) als ze terugkijkt op het werken aan een nieuwe vorm voor het Next Learning Event.
Haar wens, en die van haar collega’s, was om dit succesvolle symposium totaal anders vorm te geven. Ank zou graag veel méér mensen betrekken; ze heeft de ambitie om van het Event een echte beleving te maken (en minder een klassiek congres); ze is op zoek naar nieuwe werkvormen en meer interactiviteit. De aanpak die we kozen om hierover na te denken, leverde meer op dan een paar losse ideeën. In deze blog blikken we -Erik Deen en Suzanne Verdonschot, die dit proces begeleidden vanuit Kessels & Smit- terug op de aanpak en de opbrengsten ervan.
Op zoek naar radicaal nieuwe perspectieven
In het eerste gesprek dat we met Ank en haar collega Guusje Verhoeven (salesmanager voor Next Leaning) hadden, wordt hun sterke wens al snel duidelijk. Als je een congres organiseert onder de naam ‘Next Learning Event’ dan wil je dat het ook echt ‘Next Learning’ is. Niet alleen in de inhoud van sprekers en standhouders maar ook in de vorm. Practice what you preach!
En met die wens gaan we maar direct aan de slag. Het gesprek met zijn vieren levert al eerste beelden op over de vorm van zo’n congres: Hoe zou het zijn als het congres de keynote-sprekers achterwege zou laten en hun kennis direct zou inzetten op de vraagstukken van bezoekers? En wat zou er gebeuren als je voorafgaand aan het Event iedereen belt voor een intakegesprek, alsof je een langdurig leertraject gaat volgen?
Al fantaserend komen er direct beelden, ideeën en scenario’s op tafel en dat geeft energie. Daar willen we meer van en dus spreken we af om ook andere Event-makers uit te nodigen voor een vervolg: een ochtendje ‘los gaan’ in het bedenken van enkele scenario’s voor een totaal ander Event. Doen alsof er geen restricties zijn, geloven dat praktische bezwaren met de toverstaf kunnen worden opgelost. Als je echt wilt vernieuwen, zo stellen we vast, is dat de houding die nodig is.
Drie scenario’s die uitnodigen tot innoveren
Maar, zo bedenken we ons, we kunnen niet acht mensen uitnodigen om zomaar wat te gaan fantaseren. We zullen moeten helpen om de energie te richten. In het ontwerp van een ‘learning event’ is het goed te rade te gaan bij de oude meesters; Maria Montessori en haar voorbereide omgeving. De leerling moet het zelf doen en de onderwijzer moet vooral een omgeving creëren die daarbij helpt. Met Maria in het achterhoofd werken we voorafgaand aan de scenario-ochtend aan een omgeving die de aanwezigen straks hopelijk uitnodigt tot innoveren.
We werken drie scenario’s uit:
- Het Maatpak; “Het Event als persoonlijke beleving”
- De Bijenkorf; “De kracht van samen iets maken”
- De Zoekmachine; “Bijzondere ontmoetingen centraal”
We schrijven een inspiratie-tekst bij elk van de scenario’s die moet duiden waar het in dit scenario om gaat; we verzamelen voorbeelden en boeken; en vinden passende quotes en fotos. Om het af te maken stellen we een werkwijze op die stapsgewijs moet helpen om de scenario’s te concretiseren. Met deze materialen willen we de deelnemers helpen om van een metafoor te komen tot een concreet prototype van het vernieuwde Next-learning-event.
De omgeving die we vooraf ontwikkelen zal, zo denken we, helpen de creativiteit van de Event-makers aan te spreken. Een beperking die juist helpt om creatief te zijn. Of, zoals één van de Event-makers het achteraf zegt: “Om tot innovatie te komen voelt het soms alsof je een rivier moet oversteken, om aan de overkant te zoeken naar onontgonnen gebied. Suzanne en Erik plaatsten voor ons de juiste ‘stepping stones’ om droog aan de overkant te komen". Een andere deelnemer zegt hierover: “De drie denkrichtingen vormden een soort kader om out of the box te gaan denken. Daardoor was het erg efficiënt. We gingen direct los en hadden ook vrij snel echt een werkbaar plan!”.
Event-makers aan de slag
Een goede voorbereiding is nog geen garantie voor succes. Met enige spanning ontvangen we onze gasten en we vragen ze om met ons aan de slag te gaan. In drie groepen werken Ank, Guusje en hun collega’s naar drie prototypes van het Event, passend bij de drie scenario’s. Het komt nu aan op de creativiteit en energie van de Event-makers. Begeleid door de inspiratie-teksten en opdracht-stappen, werken de drie groepjes met spetterende energie en vindingrijkheid aan hun prototype dat vóór de deadline van 11:45 moet staan. Ingespannen knutselen ze aan wilde plannen; ideeën vliegen over en weer. En de resultaten mogen er zijn.
Het Maatpak blijkt een sterrenrestaurant geworden waarin het persoonlijke verhaal centraal staat. In het sterrenrestaurant op de beursvloer kun je net eten waar je trek in hebt. Aan kleine tafeltjes vinden zitten mensen samen te eten die dit anders niet zo snel zouden doen. Tijdens het eten worden favoriete liedjes van de gasten gedraaid (“dit het lievelingsnummer van Piet, want…”).
De Zoekmachine barst van de slimme koppelmechanismes en verleidelijke ontmoetings-tips. De bijzondere ontmoetingen die in dit scenario centraal staan worden soms al vóór het event gearrangeerd. Door een enquête in te vullen met onconventionele vragen worden mensen aan elkaar gekoppeld op basis van ongewone linkjes. De drempel om contact te leggen wordt weggenomen door lichte interventies.
De Bijenkorf voorziet in vragenbrigades, nieuwsgierigheid en nieuwe perspectieven. Vanuit een ‘basecamp’ werken groepen deelnemers aan prangende vragen. Tijdens het event gaan deelnemers als fotografen, journalisten, vragenstellers en experts op pad. In de pauzes brengen zij bevindingen bijeen en werken aan een prototype in antwoord op de vraag. Aan het eind van het event is er ‘open korf’. De andere deelnemers kunnen een kijkje nemen om te zien welke nieuwe perspectieven zijn ontwikkeld.
En dan doen we de bouwers nog ernstig tekort; de prototypes zijn elk krachtig en doen wat het Event zoekt. Ze bieden elk een totaal andere aanpak waar deelnemers aan het Event uit de consumptiemodus in de leer-stand komen.
En nu nog even kiezen en uitwerken …
Nadat de drie groepen prototypebouwers elkaar hebben laten zien wat ze hebben gebouwd, komt het besef dat er ook nog iets gekozen moet worden. En verder uitgewerkt. De tijd van deze bijeenkomst is op maar de energie ervan zet de groep ertoe om in hun volgende vergadering de laatste twee uur uit te trekken voor het verder bouwen. Ook wordt duidelijk dat ze moeten kiezen: niet alle ideeën willen integreren maar kiezen voor één aanpak, ook al zal die waarschijnlijk elementen van alle drie de prototypes bevatten. Ank blikt na de scenariosessie terug en zegt iets over hoe het verder ging: “Na het weekend heb ik mezelf opgesloten en ben ik alle input gaan tekenen. Daardoor kwamen de beste ideeën boven drijven. Die heb ik diezelfde dag nog besproken met het project-team en samen hebben we bepaald wat haalbaar is en als idee mocht blijven.”