Nieuwe vormen van organiserenAdviesbureau
Na het vertrek van eigenaar -oprichter ging een ecologisch adviesbureau begin 2020 verder als ‘employee owned company’. De ongeveer 25 adviseurs organiseren zich als een ‘spreeuwenzwerm’. Er is geen hiërarchisch management en iedereen is mede-eigenaar van de onderneming. Medewerkers nemen naast klantprojecten ook allemaal managementtaken op zich – zo besturen en bouwen ze samen de organisatie. Wie de leiding pakt op een bepaald onderwerp, verschilt per keer. Iedereen werkt vanuit huis en vrijheid is een belangrijke waarde.
Een uitdaging zit op het vlak van de onderlinge afstemming – in een spreeuwenzwerm essentieel, en in de praktijk nog niet zo makkelijk te realiseren. Daarom zocht het gezelschap begin maart ondersteuning op de vraag: ‘hoe organiseren we een betere coördinatie binnen onze organisatie?’
Aangezien de corona-maatregelen op zich weinig impact hadden op het werk en de werkdruk in het zomerseizoen altijd sterk toeneemt, wilde men hier toch graag mee aan de slag - ondanks dat het niet meer mogelijk was om fysiek bij elkaar te komen. Het vraagstuk bleef immers actueel, of nam misschien zelfs wel aan urgentie toe. Maar hoe?
Aanpak
Samen met een tweetal medewerkers hebben we een traject ontworpen voor een aantal bijeenkomsten gedurende 2020, om een lijn uit te zetten. De eerste dag in april kreeg helemaal online vorm. Hier kwamen alle 25 collega’s virtueel bij elkaar om te werken aan de volgende stappen. We wisselden plenair werk af met stappen zetten in kleine deelgroepen en die vervolgens aan elkaar presenteren. Op zich was dit al een voorbeeld van afstemming en coördinatie.
We hebben drie stappen gezet, en bleven ook daarbij sterk in het hier-en-nu, vanuit het idee: als het in deze periode lukt om nieuwe werkpatronen te vinden, dan lukt straks de vertaalslag ook.
- Diagnose: wat in de structuur van de structuur, werkprocessen, ieders gedrag en onderliggende waarden, normen en overtuigingen maakt coördinatie en afstemming zo moeilijk?
- Verlangen: hoe zou coördinatie en afstemming in de nabije toekomst eruit kunnen zien - en wat vraagt dat van de structuur, het gedrag en onderliggende normen en waarden.
- Ontwerp: welke concrete experimenten kunnen we doen in de dagelijkse praktijk om de coördinatie en afstemming te verbeteren?
Door slim gebruik te maken van de online mogelijkheden (zoals breakoutrooms en polls om gedachten te peilen) konden we werken op een effectieve manier en was het ook veilig en dichtbij genoeg om de lastige gesprekken te voeren.
Impact
Het was een intensieve dag, met grote betrokkenheid van iedereen door de afwisseling in werkvormen. Het was voor veel mensen op zich al een goeie ervaring van betere coördinatie en afstemming. Dat geeft vertrouwen. Bovendien ontstonden nieuwe ideeën om daar in de praktijk nog meer werk van te maken. Wordt vervolgd, dus!