Bouwprojecten die uitlopen… je kent het wel. Uit het nieuws en van je eigen verbouwingsproject thuis. Door onvoorziene omstandigheden, slechte communicatie of tegenvallers onderweg, loopt het toch anders dan vooraf gedacht. Iets dat te voorkomen valt met goed risicomanagement.
Sinds enkele jaren staat risicomanagement stevig op de kaart in de bouwsector. Vrijwel iedereen weet dat het nodig is om met betrokken partijen en mensen in gesprek te zijn over risico's, en om duidelijke afspraken te maken om te voorkomen dat risico's zich voordoen. Zo voorkom je tegenvallers en ontstaat er meer vertrouwen. Alleen... risicomanagement gaat in de praktijk vaak niet vanzelf. Er is altijd wel een reden te bedenken waardoor je het uiteindelijk toch niet doet.
Communiceren als sleutel
- 'Van de potentiële 12% marge blijft 2% over als gevolg van slechte communicatie en afstemming met keten- partners in het proces'
- ‘Fatale fouten ontstaan vooral in de miscommunicatie tussen partijen en de overdracht van relevante gegevens.’
- ‘Gebrekkige communicatie en te weinig partnerships grootste oorzaken faalkosten’.
Kortom, de sleutel voor goed risicomanagement lijkt te zitten in communicatie. De toolbox die we ontwikkelden samen met Risnet gaat met name in op hoe je effectief over risico's communiceert in de dagelijkse drukte. Zodat je als organisatie de kennis die je in huis hebt ook daadwerkelijk gebruikt!
Een voorbeeld: het 'janklijstje'
Tijdens het weekend waarin tweelaags ZOAB werd aangebracht op de spitsstrook tussen Hoevelaken en Barneveld zijn verschillende overdrachtsmomenten. Uitvoerders van de nacht zitten op zo’n moment in de keet en dragen het werk over aan de uitvoerders van de dag. Zaterdagochtend 8 uur was zo’n een overdrachtmoment. De projectleider van de uitvoerder vertelt hoe dat ging: “We maakten elke keer een ‘janklijstje’. Dan mochten de nachtmensen even vertellen wat er allemaal gebeurd was tijdens de dienst. Bijvoorbeeld: de frees is kapot gegaan, iemand was laat en er was een calamiteit met olie op de voorruit”. De projectleider luisterde naar alle punten, hoe ogenschijnlijk onbelangrijk ook. Hij besprak de punten en selecteerde hieruit datgene waar hij actie op moest ondernemen.
In dit voorbeeld wordt duidelijk hoe goed het werkt om dit soort gesprekken met elkaar te voeren. Als je dezelfde mensen na een nacht werken had gevraagd een formulier in te vullen met de belangrijkste voorvallen en risico’s, dan was je er zeker van geweest dat die lijsten nacht na nacht leeg zouden blijven. Nu kun je voor de volgende avond zaken beter voorbereiden en met bepaalde mensen afspraken nog eens helder doorspreken
Toolbox met zes gouden tips en tools
Aan de hand van veel praktijkvoorbeelden maakt de toolbox duidelijk hoe je realistisch en consequent kunt communiceren over risico's. De toolbox is gratis te bestellen. De kern bestaat uit zes gouden tips voor effectief risicomanagement en tools om de tips in praktijk te brengen. Het lijkt misschien een open deur, maar toch blijken deze zes in de praktijk het verschil te maken tussen moeizame trajecten en moeiteloze projecten:
1 Praat erover!
2 Maak het belangrijk.
3 Wees realistisch.
4 Bereid het voor.
5 Betrek de juist mensen.
6 Verbeter structureel.
Veel van de kennis en inzichten om risico's uit te bannen is eigenlijk al ergens aanwezig, zo bleek tijdens ons onderzoek. De kunst is het boven tafel te halen, zodat je als organisatie kan leren van wat je meemaakt en kan handelen naar die kennis. De toolbox biedt verschillende aanknopingspunten om dat te doen.