Zes gesprekken die de ‘gemeenschapszin’ in je team of organisatie versterken

• De uitnodiging: stap je in? Een persoonlijke vraag om iets mee te komen maken. Waarin helder wordt wat de initiatiefnemer voor ogen heeft als resultaat, wat dat voor hem of haar belangrijk maakt en waarom jij daarbij nodig bent. En de ruimte om ‘ja’ te zeggen en te benoemen waarom. Of om de uitnodiging af te slaan natuurlijk.

• Mogelijkheden: wat willen we met elkaar creëren? Dit is misschien wel de rode draad. Een gesprek over wat je voor elkaar wilt krijgen met elkaar. Waar je mee aan de slag gaat en hoe dat er straks idealiter uit ziet. Op een manier dat je het voor je kunt zien. Dit is een gesprek dat energie oproept en deze ook richt. Hierdoor kun je aan de slag.

• Tegenspraak: waar zit de twijfel? Twijfels, weerstand, waarschuwingen: ze komen in elk proces voor en het is belangrijk de ruimte te maken om deze te uiten. En te onderzoeken. Bijvoorbeeld rond de vraag: wat zit erin dat helpt om het idee beter te maken? Of: wil je nog wel meedoen, of niet (meer)?

• Eigenaarschap: maak je het mee? Een samenwerking heeft actieve teamleden nodig, die zich zowel voor de taak als voor het proces mede-verantwoordelijk voelen. Daarbij helpen vragen als: wat waren momenten waarop we ons doel al bereikten? Wat was jouw rol daarin? Of, meer op het proces gericht: wat heeft onze samenwerking op dit moment van jou nodig?

• Engagement: waar ga je voor, wat ga je doen? De mogelijkheden voor je zien is een ding, ze realiseren is een tweede. Daarom is ook het gesprek over waar je mee aan de slag gaat belangrijk. Wat wordt je eerstvolgende stap? En: welke rol wil je vervullen in het vervolg? Wil je het veld opstappen en spelen of de eerste helft nog even langs de zijlijn blijven en straks in stappen?

• Cadeaus: waarvoor wil je elkaar bedanken? Iedereen die meedoet aan een gesprek of een samenwerking levert een eigen bijdrage. Elkaar daarvoor bedanken bestendigt de onderlinge verbinding – mensen zien elkaar. Het is ook informatief: iedereen krijgt helderder wat iemands bijdrage is. Dat maakt dat mensen een bepaald talent een volgende keer makkelijker inzetten, bijvoorbeeld.

Welk gesprek wil je voeren? Waarom?

De schoolleiders hoefden na een korte toelichting niet lang na te denken. We hadden zes tafels in de ruimte neergezet, bij elke tafel stond één soort gesprek centraal. Trefzeker liepen enkele mensen naar de ‘uitnodiging’, anderen juist naar die van het ‘tegenspraak’ gesprek of dat van de ‘mogelijkheden’. Uiteindelijk zat aan elke tafel een groepje collega’s. Met elkaar verkenden ze vragen als:

• Wat maakt dit gesprek op dit moment belangrijk voor je /de beweging die je wilt maken?
• Met wie zou je het willen voeren?
• Wat wil je er graag mee bereiken?
• Wat maakt het lastig om te voeren? En wat helpt juist, wat is er waar je op kunt bouwen?
• Hoe zou je het aan kunnen pakken?

Een van de schoolleiders die bij ‘uitnodiging’ was gaan zitten, vertelde bijvoorbeeld: ‘Mijn team is een beetje op. En ik merk dat ik zelf in een rol beland van aanjagen, oppeppen, soms dwingend sturen. Dat is eigenlijk een heel onprettige dynamiek, ik ga me steeds meer als ‘manager’ gedragen. En als gevolg daarvan worden zij eigenlijk steeds meer ‘medewerker’, en dan beide niet in de goede zin van het woord.’ Zijn idee was om weer eens goed te gaan zitten voor een uitnodiging. Waarom kom ik eigenlijk ook alweer elke dag naar school in deze periode? En waar wil ik hen bij uitnodigen? Alleen al het nadenken in die termen hielp hem om meer focus te maken in de veelheid aan thema’s en plannen in school. En ook weer scherp te krijgen wat hij in het team waardeerde: op welk talent wilde hij een beroep doen? Ook dat werd immers onderdeel van het gesprek. Door het weer persoonlijker te maken, van mens tot mens, kon hij een andere dynamiek creëren.

Aan de tafel ‘tegenspraak’ zaten twee schoolleiders van dezelfde school die merkten dat hun curriculumvernieuwingsproject maar heel langzaam van de grond kwam. Eigenlijk knaagde dit al langer, maar ze lieten het ook een beetje gebeuren: er was immers nog tijd en er was ook genoeg ander werk te doen... De vraag welk gesprek eigenlijk nodig was in het team deed ze echter besluiten er niet langer omheen te lopen – dat was immers ook tijdverspilling van iedereen. Ze besloten de eerstvolgende projectvergadering even niet te openen met de gebruikelijke werkagenda maar een open gesprek te voeren over twijfels en vragen: wat houdt het team tegen? Om van daaruit weer verder te kunnen kijken.

Frisse gesprekken

Zo ontwierp iedereen zijn of haar eigen gesprek. Bila’s, teamvergaderingen, heidagen, ontwikkelgesprekken, projectoverleggen, standups die toch al stonden ingepland kregen een andere invulling. Want hoewel veel van de geplande meetings in organisaties ooit ontworpen zijn voor doelen als eigenaarschap versterken of mogelijkheden verkennen, lijkt het bijna onvermijdelijk dat daar soms de schwung uit gaat en we geen gesprek meer voeren maar een ‘vergadering hebben’. Andere gesprekken slaan we na verloop van tijd gewoon over.

Een buurman die een straatfeest wil organiseren met zijn wijkgenoten moet ze elk jaar wel echt expliciet uitnodigen, anders gebeurt er niets. En omdat er geen draaiboek ligt moeten ze het wel hebben over hoe ze het voor zich zien. En wie wat kan bijdragen. In organisaties kunnen we soms op de automatische piloot: contracten wordt elk jaar verlengd, er zijn procedures en taakverdelingen die richting geven aan de invulling van het werk, en we hoeven het niet steeds te hebben over wie wat gaat doen want er zijn immers functies en rollen.

Dat hebben we nodig, anders zou elke school, fabriek of ziekenhuis een eeuwige start up zijn. Maar soms is het ook de moeite waard om zo’n gesprek in te richten op een frisse manier. Om de energie, onderlinge verbinding en het gedeelde eigenaarschap te versterken. Oftewel: om een beetje ‘community’ in de organisatie te brengen.

Bronnen

Peter Block (2009) Community: the structure of belonging

De website van Peter Block vind je hier.

Een uitgebreide omschrijving van de zes gesprekken vind je hieronder.

Leren werken met Appreciative Inquiry?

Appreciative Inquiry is een manier van werken die bijdraagt aan onderlinge verbinding, eigenaarschap en energie, oftwel: aan de gemeenschapszin. In oktober 2024 starten we een lerend netwerk waarin je dit kunt leren. Deelnemers werken aan hun eigen grotere en kleinere vraagstukken. Tegelijk bieden we theorie en oefenmomenten aan om AI in de vingers te krijgen. Meer informatie over het traject vind je hier.