Starten met een check-in: vragen die verhalen uitnodigen

Cette page n'est pas disponible en français - Vue en Néerlandais:

Hoe is het nu met je? Waar heb jij je deze ochtend al over verwonderd? Wat is een plek die veel voor jou betekent in Rotterdam? Wat is een moment sinds de vorige bijeenkomst waarin je iets nieuws over jezelf hebt ontdekt? Welke vraag houdt je op dit moment bezig?

 

Zomaar wat vragen die ik de afgelopen weken heb gebruikt om een bijeenkomst te starten. Het werken met een check-in is een eenvoudige, maar krachtige manier om gelijk aan het begin van een ontmoeting persoonlijke verhalen te delen. Of het nou een reguliere vergadering, een team-dag of leiderschapsprogramma is. De ruimte creëren aan het begin om even te landen, om letterlijk in te checken, door elk dezelfde vraag te beantwoorden, kan een groot verschil maken voor de rest van de ontmoeting.

 

Een voorbeeld: verhalen vertellen met objecten

Een check-in kent vele verschijningsvormen. Een van de mooiste check-in rondes van de afgelopen tijd was in de leergang Verhalen(d) Veranderen waarin we iedereen hadden gevraagd een object mee te nemen dat iets zei ‘over hoe jij een belangrijk obstakel in je leven bent overkomen’. In het midden van de cirkel lagen allerlei soorten objecten: een steen, een foto, een Beatles gitaarboek… elk object bleek de ingang naar een betekenisvol en persoonlijk verhaal. Over een overleden ouder, een huwelijkscrisis of een lange reis als tiener. Iedereen kreeg drie minuten spreektijd, de rest luisterde aandachtig, zonder vragen te stellen of opmerkingen te maken, maar soms wel zichtbaar geraakt. En wij kozen er als begeleiders expliciet voor om mee te doen, om onszelf niet apart van of boven de groep te plaatsen, maar onszelf juist ook kwetsbaar op te stellen.

 

Dit was mijn eerste kennismaking met de groep, maar na dit uur van verhalen delen, had ik het gevoel alsof ik van elk van de aanwezigen een intiem deel had mogen zien en leren kennen. Na de ronde verzuchtte een van de deelnemers enigszins verbaasd: “Het lijkt zo’n simpele vorm… maar toch gebeurt er echt iets magisch! Hoe werkt dat toch?”

 

Wat maakt een check-in een waardevolle praktijk?

Het nodigt uit tot het vertellen van verhalen: de meeste check-in vragen zijn gericht op het naar boven brengen van momenten of anekdotes. Het verhaal van een moment waarin je met tegenslag te maken kreeg, het verhaal achter die bijzondere plek in de stad of over die persoon die belangrijk voor je is. Een vraag als ‘waar heb jij je deze ochtend al over verwonderd?’ nodigt uit om te vertellen over de specifieke observaties en belevenissen van die ochtend. De kinderen… die ene ontmoeting in de metro… de mooie zonsopgang… Daarmee haalt het iedereen gelijk even uit de meer abstracte management- of organisatietaal. Het wordt persoonlijk, en gaat over mensen, plekken en momenten van betekenis.

 

Het helpt om het begin van een bijeenkomst te markeren: Chris Corrigan noemt een check-in daarom ook wel een ‘threshold crossing practice’ die mensen helpt om in te stappen en daarmee samen de setting voor een goed of onderzoekend gesprek te creëren. Het is daarmee ook een soort ritueel om de bijeenkomst te starten.

 

Het brengt ieders stem in de ruimte: doordat iedereen evenveel spreektijd krijgt, is het ook een vorm die recht doet aan alle aanwezigen en waarin iedereen voelt dat zijn of haar stem of verhaal ertoe doet. Vooral als je ervoor kiest om van iedereen in de gehele groep iets te horen. Dit kan goed met een groep tot 25 mensen. Belangrijk is dat de andere aanwezigen actief en met aandacht luisteren, en geen vragen of feedback geven. Alle verhalen mogen er gewoon zijn.

 

Het zorgt voor verbinding op mensniveau: een goede check-in gaat verder dan alleen de verwachtingen voor de bijeenkomst uitspreken. Het gaat om tijd en ruimte maken om echt naar elkaars verhaal te luisteren. Om elkaar te begroeten en te horen hoe het echt gaat, om samen even mens te zijn. In de woorden van Chene Swart: ‘we should pause long enough to see the news in the eyes of the other’. We doen dit in veel organisaties zo weinig dat zelfs de vraag ‘hoe gaat het?’ al wonderbaarlijk veel teweeg kan brengen. Het voelt soms gek om zoveel tijd te gebruiken voordat je ‘echt gaat beginnen’. Maar de check-in is al een begin, zeker als je de vraag ook passend maakt bij het doel of onderwerp van de bijeenkomst. En door de verbinding die er ontstaat, kun je daarna vaak veel sneller tot de kern komen met elkaar.

 

Variëren met vragen en vormen

Een check-in is er in vele vormen, je kunt bijvoorbeeld variëren met:

•  … of je van iedereen iets wil horen in de grote groep of dat je (eerst) mensen laat sparren over de vraag in twee- of drietallen.
• … of je met een of meerdere vragen wilt werken, of zelfs zonder vraag, maar simpelweg met ‘spreektijd’ per persoon. Zo kun je bijvoorbeeld een setje kaarten met vragen maken, waaruit mensen net de vraag kunnen kiezen die hen aanspreekt.
• … of je de tijd per persoon strak in de gaten houdt, of het iets losser houdt. Er is voor allebei iets te zeggen, het principe van evenveel spreektijd per persoon is belangrijk om niet teveel uit het oog te verliezen.
• … of je een object of foto’s gebruikt om een verhaal bij te vertellen of dat je het bij een vraag houdt.
• … of je zelf meedoet als begeleider in de check-in ronde of niet.

 

En, uiteindelijk gaat het natuurlijk ook over het verzinnen en kiezen van de vraag die helpt en past bij de bijeenkomst of ontmoeting. Hieronder vindt je een aantal voorbeeldvragen. De mogelijkheden zijn eindeloos, en de uitnodiging is vooral om met verschillende vragen te experimenteren.

 

Voorbeelden van vragen:

• Hoe gaat het met je?
• Wat maakt dat je hier vandaag gekomen bent?
• Op wiens schouders sta je?
• Hoe zit je hier vandaag?
• Wat was het eerste waar je vanochtend aan dacht toen je wakker werd?
• Welke ja- en nee-stemmen heb je om hier vandaag te zijn?
• Wat heb je de afgelopen periode over jezelf ontdekt?
• Wat was een sprankelmoment van de afgelopen periode?
• Hoe is je reis hier naartoe verlopen?
• Welke vraag houdt je op dit moment bezig?
• Wat maakt dat je ja hebt gezegd op de uitnodiging voor vandaag?
• Welke persoon is op dit moment belangrijk in jouw leven?
• Wat is een moment uit de afgelopen tijd wat je is bijgebleven?
• Wat betekent de stad Rotterdam voor jou persoonlijk?
• Waar heb jij je vanochtend over verwonderd?

 

Heb jij zelf lievelingsvragen voor een check-in? Deel ze dan hieronder.

 

 

Joeri Kabalt werkt als adviseur veel met verhalen en narratieve technieken om betekenis en beweging te creëren binnen individuen, teams en organisatieveranderprocessen. Ze verzorgt samen met Martijn van Ooijen, Koen Weber en Saskia Tjepkema een leergang Verhalend Veranderen.