Mission accomplished: meer verantwoordelijkheid lager in de organisatie

par: Mariël Rondeel

Cette page n'est pas disponible en français - Vue en Néerlandais:

De laatste dag waarop ik het MT van BSO De Blokhut ondersteun maken we, op een zonnig terras voor een blokhut aan het water, de balans op van het veranderings- en leertraject dat we ruim een jaar geleden hebben opgestart. Iedereen is trots op de bereikte resultaten. Directeur en eigenaar Karin Braakman: "ik laat nu bijna alles aan anderen over. Dat geeft rust in mijn hoofd."

Mooie resultaten

De mensen bij De Blokhut hebben flinke stappen gezet. De pedagogisch medewerkers denken meer mee over de kwaliteit van het werk, kijken verder vooruit, nemen initiatieven. De drie ‘blokhoofden’ van deze medewerkers, Gerda, Hester en Gerdie, pakken duidelijk hun positie als leider. Er is een hecht MT ontstaan waarin Karin en de blokhoofden onderwerpen inhoudelijk goed doorspreken zodat dingen ze niet plotseling overkomen, maar ze voorbereid zijn en op één lijn zitten wat betreft de aanpak van een situatie.

Hoe het begon

Bij de start van het intakegesprek met de directeur en de blokhoofden in het voorjaar van 2013 lijkt de vraag nog heel anders. Naleven van de protocollen in het kwaliteitshandboek is hét issue. Tijdens het gesprek wordt echter al snel duidelijk dat dit niet het punt is waar de schoen wringt. Karin heeft er last van dat er veel op haar bordje ligt en vindt loslaten moeilijk. Omdat De Blokhut in korte tijd snel is gegroeid (in zeven jaar tijd naar meer dan 150 kindplaatsen), zijn de blokhoofden benoemd. Zij hebben de taak om de medewerkers te begeleiden in het werk. Toch vinden veel van hen het nog makkelijker om bij problemen direct naar de directeur te stappen. Hoe dit te keren? Verder valt het woord 'blokhutgevoel': hoe kunnen we medewerkers stimuleren om meer te denken en te handelen vanuit het belang van de gehele BSO; hoe kunnen we een wij-gevoel creëren? Hoe kunnen we verantwoordelijkheid lager in de organisatie brengen? Het thema verantwoordelijkheid nemen speelt ook voor de blokhoofden: hoe kunnen zij intern meer zaken oppakken en de leiding nemen zodat de directeur zich kan richten op haar kracht, namelijk externe contacten en de groei van de BSO? Uitdagende vragen waarvoor we drie acties bedenken.

Aan de slag: collegaruil, andere aanpak van de teamvergadering en MT vorming

Ondersteund door een blokhoofd, gaat een werkgroep aan de slag rond de vraag: wat kunnen we doen om ervoor te zorgen dat iedereen verantwoordelijkheid neemt voor de kwaliteit van onze BSO? Het antwoord is snel gevonden: de collegaruil. Medewerkers draaien mee in elkaars blok. De gedachte hierachter is dat als je weet hoe de gang van zaken is in een andere groep, je makkelijker even bijspringt. Over deze 'puberruil op het werk' kun je meer lezen in deze blog.

Verder besluiten Karin, Hester, Gerdie en Gerda om de teamvergadering op de schop te nemen. In plaats van dat Karin de voorzitter is, worden de pedagogisch medewerkers uitgenodigd om zelf deze rol op te pakken. De blokhoofden helpen daarbij. Ook worden medewerkers geprikkeld om zelf onderwerpen aan te leveren. De inrichting van de vergadering wordt gevarieerder: ze kiezen werkvormen die passen bij de onderwerpen die besproken worden. Zo werken ze met stellingen als ze over een onderwerp een discussie willen voeren en houden ze een Lagerhuis debat. Hierdoor wordt van alle aanwezigen een actieve inbreng gevraagd.

Tenslotte besluit de leiding om te investeren in hun eigen teamontwikkeling als MT. We organiseren twee keer een heisessie waarin we aan de slag gaan met het in kaart brengen van ieders talenten en deze koppelen aan te behalen resultaten. Tevens komt de vraag op tafel wat we nog meer kunnen ondernemen om medewerkers uit te dagen het beste van zichzelf te laten zien en verantwoordelijkheid te dragen voor een spannende klus. Daaruit ontstaat het plan om voor de komende vakantieperiode elke week één pedagogisch medewerker verantwoordelijk te maken voor de activiteiten. Deze activiteiten zijn vanzelfsprekend gekoppeld aan het talent en de passie van die medewerker, zoals sport of theater. De blokhoofden nemen initiatief om hierover in gesprek te gaan met de betreffende personen. Vroeger zou Karin dat zijn geweest. Dit patroon doorbreken we bewust. Zowel Karin als de blokhoofden gaan de pedagogisch medewerkers tijdens de vakantieweken ondersteunen. En niet top-down sturen.

Succesfactoren

De MT leden noemen een aantal succesfactoren die de ontwikkeling bij De Blokhut mogelijk hebben gemaakt:

• geef mensen de tijd als je iets nieuws van ze vraagt
• geef mensen de kans om fouten te maken en gun ze hun leerproces
• blijf rustig en kijk vooruit, dat brengt ook rust bij anderen
• doe waar je goed in bent
• weet waar anderen goed in zijn, zodat je hen kunt vragen om iets te bewerkstelligen
• blijf in contact met elkaar als MT en check af en toe hoe het met de ander gaat; zoek elkaar op juist ook buiten vergaderingen om
• bedenk wie je kunt betrekken om resultaten te bereiken, in plaats van alles zelf te willen doen (een tool als denken in driehoeken helpt daarbij: zie deze blog).

Laatste tip

Tenslotte is de tip voor collega organisaties die een vergelijkbare beweging willen realiseren, om iemand van buiten naar binnen te halen. Iemand die neutraal is en je de spiegel voorhoudt, waardoor zaken op tafel komen die moeilijk bespreekbaar zijn maar waar je wel mee aan de slag moet om echt een sprong te maken.

Deze blog verscheen ook op de site van de FCB.