Op een waarderende manier in gesprek over werkdruk: zo doe je dat

This page is not available in English - View in Dutch:

Werkdruk is iets waar bijna iedereen wel eens tegenaan loopt. Soms voelt het alsof er te veel op je bord ligt, terwijl je eigenlijk gewoon goed werk wilt leveren. Als leidinggevende of collega wil je natuurlijk helpen, maar hoe begin je zo’n gesprek zonder dat het alleen maar over stress en problemen gaat?

 

In deze blog deel ik, Valesca Tobias, met jou een voorbeeld van een werkvorm die ik samen met mijn collega Saskia Tjepkema recentelijk bij een klant heb ingezet om te praten over werkdruk. Het was voor hun vooral belangrijk dat de gesprekken een positieve insteek kregen en ingingen op: wat kunnen we nou wél doen in plaats van wat kunnen we allemaal niet doen. Het was voor hun een vaststaand feit dat werkdruk onderdeel is van het werk en dat dit nooit helemaal weg zou gaan. Wel wilden ze dat werknemers zich gehoord voelden en er ruimte was voor kleine stappen vooruit.

 

Werkvorm: samen de balans op maken

Om deze gesprekken te faciliteren hebben we gebruik gemaakt van een simpele maar effectieve werkvorm. De kern van deze werkvorm is om werkdruk niet te zien als een ongewilde situaties die we volledig willen verhelpen of voorkomen want in dit geval was dat niet mogelijk. Het maakt het dan alleen maar frustrerend om aan dat ‘ultieme doel’ te werken want het voelt dan als iets onbereikbaars. Wat we wel wilden doen is werkdruk zien als een moment van disbalans. Een moment waarop het werkplezier volledig (of in ieder geval voor een groot deel) ten koste gaat van de druk die we ervaren. Het mooie van een disbalans is dat het ook weer in balans kan komen en dat het volkomen natuurlijk is om heen in weer te gaan in deze balans. Het praten over werkdruk gaat dan opeens meer over: hoe kunnen we ervoor zorgen dat je vaker in balans bent en minder vaak te zwaar of te diep uit balans. In de gesprekken zorgde dit er echt voor dat het onderwerk van werkdruk minder zwaar werd en er ruimte ontstond om samen te zoeken naar kleine verbeteringen.

 

Hoe hebben we dat dan aangepakt? We hebben de volgende 4 stappen doorlopen.

 

Stap 1: Balans momenten onder de loep nemen

Als eerste stap gingen deelnemers samen met een collega in gesprek over 2 concrete momenten. Één moment waarin er sprake was van een gevoel van een balans en één moment waarin er sprake was van een gevoel van een disbalans. Ze bespraken samen samen hoe deze momenten eruitzagen en wat het effect daarvan was op jezelf en de omgeving.

Wat hier goed hielp was om samen ervaringen te delen en dus beiden 2 concrete momenten te beschrijven.

 

Stap 2: Inzoomen op oorzaken en hefbomen

Vervolgens hebben ze samen beide momenten verder uitgediept. Voor het moment van disbalans bespraken ze wat de veroorzakers waren van deze disbalans en op welke, als ze erop terugkeken, je wel en geen invloed zou kunnen uitoefenen. Voor het moment van balans bespraken ze samen welke hefbomen hadden geholpen om in balans te zijn en welke van deze hefbomen binnen jezelf (denk aan een wandeling om je hoofd leeg te maken) of buiten jezelf (denk aan een leidinggevende die zich coachend opstelt) lagen.

Wat hier goed hielp was om samen te bespreken wat opviel wanneer situaties werden gedeeld.

 

Stap 3: De algehele balans opmaken

Nadat de deelnemers inzichten hadden gedeeld over hoe momenten van balans en disbalans eruitzagen, hebben we samen in kaart gebracht waar ze staan op dit moment. Zaten ze nu in een moment van balans of disbalans?

Wat hierbij goed hielp was om een schaal te tekenen van 0 – 10, waarbij 0 stond voor volledig uit balans en 10 voor volledig in balans. Vervolgens kon iedereen aangeven waar ze zichzelf op dit moment positioneerde en waarom.

 

Stap 4: Samen nadenken over mogelijke acties

Uit stap 3 kwam naar voren dat sommigen zich op dit moment redelijk in balans voelde en anderen niet. We hebben vervolgens aan iedereen gevraagd om na te denken over hoe ze weer (meer) in balans konden komen. Hiervoor hebben we aan hen gevraagd om te kijken naar de hefbomen die ze in stap 2 hadden geïdentificeerd en na te denken over welke hen op dit moment zouden kunnen helpen.

Wat hierbij altijd goed werkt is om de persoon die meer in balans wil komen eerst zelf na te laten denken over mogelijke acties.

 

Wat heeft het opgeleverd?

Op de momenten dat we deze werkvorm inzetten in de gesprekken merkten we dat de gesprekken van geladen en vol frustratie naar rust en opluchting gingen. Er ontstond het gevoel meer in controle te zijn, er niet alleen voor te staan en nieuwe inzichten te hebben. Het gaf ook ruimte om de momenten van balans te erkennen en te vieren dat het dan ‘wel’ goed gaat.

 

Ook aan de slag met deze werkvorm? Vind een collega of groep collega’s en gebruik dan de hand-out hieronder voor stap 1 en 2.