De koerskaart

“Hoe gaat het nu écht met jou?”, één van de meest wezenlijke vragen die je in deze periode van ‘afstand’ kan krijgen. Veel medewerkers ervaren de fysieke afstand ook als een emotionele afstand: ze verliezen de verbinding met de collega’s, het team en de organisatie. De behoefte om verbonden te kunnen blijven is groot. En toch, in veel teams en organisaties wordt die vraag op dit moment amper gesteld. Omdat het afstandswerken zich daar schijnbaar niet toe leent, omdat er geen tijd voor is, omdat het beter uitgesteld wordt totdat “alles weer normaal is”. Of gewoon uit vrees voor de antwoorden, voor de emoties die het teweegbrengt, voor de mogelijke klaagzang of de tranen.

Tegen die stroming in zijn we met een aantal moedige leidinggevenden aan de slag gegaan om een context te creëren waar zulke relationele gesprekken toch gevoerd kunnen worden, ook al is het online. En om die gesprekken te faciliteren hebben we met hen koerskaarten ontwikkeld. Een koerskaart is een soort van routeplan dat een gesprek in haalbare stappen structureert en op maat van het team faciliteert. Een koerskaart helpt om gesprekken die je normaal niet voert in formele setting, toch te voeren met elkaar. De bedoeling is de verbinding in het team terug te brengen door de drempel te verlagen en een opening te maken door letterlijk de vragen op tafel te leggen. Er is geen externe facilitator voor nodig.

Werken met een koerskaart:

•  biedt elke medewerker de mogelijkheid om op verhaal te komen, om zich uit te spreken en te delen met het team hoe het met hem/haar op dit moment gaat.
• biedt de medewerkers in het team de mogelijkheid om nieuwsgierig te zijn naar elkaar. Daardoor overstijgen we het individuele verhaal en ontstaat er weer een ‘wij’ en ‘ons’ gevoel.
• brengt op een gestructureerde manier in kaart waar het lastig en spannend is, maar ook waar de hulpbronnen zitten.
• eindigt met een aantal concrete acties en intenties in het team die het welzijn van elk teamlid verhogen.
• doet telkens weer veel deugd: verbinding voelen en steun vinden bij elkaar.

Wat met psychologische veiligheid?

Mensen delen niet zomaar hun zorgen en moeilijkheden met collega’s want dat komt op spanning met hun ‘professionele’ identiteit en belangen. Dat is een legitieme zorg die een plek moet krijgen. Maak er zeker geen taboe van, want dan wordt het erger. Geef vooral duiding bij de bedoeling en de functie van de koerskaart. Wat gaat er gebeuren met wat we delen? Wie krijgt dit te zien?

Ondanks de spanning tussen formeel en informeel, en tussen werkidentiteit en privé, moedigen we toch aan om het gesprek “Hoe is het nu echt met jou?” te voeren. Kleur bekennen schept openheid en vertrouwen en verdieping in de samenwerking. Zodra elke antwoord een goed antwoord is en ieder z’n eigen antwoord mag hebben, ontstaat er een mooi gesprek. Er ontstaat vanzelf meer verbinding in het team. Door elkaar te beluisteren en waar nodig door te vragen, ontstaat er begrip en zorg voor elkaar.

Werkt het ook online?

Het fijnste is natuurlijk als je de koerskaart in het groot kan printen en er als team gezellig rond kan gaan zitten om dit gesprek te voeren. Onze ervaring in het afgelopen jaar laat zien dat het even goed gaat in een digitale setting. Daarvoor gebruiken we tools als Miro of Mural, en is het handig als je voor grotere groepen break-out rooms kan maken in Teams of Zoom.

Hoeveel tijd moet je voorzien?

De gemiddelde koerskaart duurt drie uur om te doorlopen. We krijgen regelmatig de vraag of het niet korter kan, of in twee keer. Daarbij hebben we een paar bedenkingen: teams die het proberen in twee of meer kortere momenten te doen, doen er uiteindelijk langer over, omdat ze er dan telkens weer in moet komen. Eén aaneengesloten flow is belangrijk om te verdiepen en verbinding te creëren. Bij elke stap is een tijdsframe aangegeven wat we ook opgebruiken. Je hoeft niet bang te zijn van stiltes, want door de ruimte die er is voor het gesprek, ontstaat net de diepgang. Het is precies die timing op maat, aangegeven door een timer op het scherm, die zorgt voor het echte gesprek.

Dit thema behandel je niet even tussen twee meetings door. Het is van belang er als organisatie en als leidinggevende echt voor te kiezen. Als je wilt tonen dat je het belangrijk vindt en met concrete acties wil buitenstappen, voorzie dan de nodige tijd om het grondig te doen. Dat werkt mee in de openheid. Als je te snel wilt gaan, geef je een tegenstrijdige boodschap en krijg je een ander effect.