Echte gesprekken in organisaties: hoe doe je dat?

By: Mara Spruyt

#Inspiration  

This page is not available in English - View in Dutch:

Veel ontmoetingen op het werk zijn niet productief of leveren niet op wat we voor ogen hebben. We creëren lange vergaderingen, inspiratieloze bijeenkomsten en afstandelijke uitwisseling. Terwijl we streven naar transparante interactie, en open communicatie.

Het werk vraagt hier ook om. We werken in netwerken, in ketens, moeten snel reageren op een hectische en onvoorspelbare omgeving en alle informatie uit social media en andere kanalen filteren en benutten. Dat kan alleen als we de interactie goed vormgeven. Zodat er echte verbinding ontstaat, anders kijken kan worden gestimuleerd en vertrouwen groeit. De kwaliteit van relaties en communicatie is dus van vitaal belang. En hoewel we dat weten, doen we niet zelden het tegenovergestelde, al dan niet bewust.

Hoe komt dat toch? En hoe verander je het?

De essentie is vaak ongemakkelijk

Chris Argyris onderzocht het al eerder en Arend Ardon deed recent nog onderzoek naar de interactie tussen mensen in organisaties. Zij kwamen op het spoor dat veel gesprekken niet gaan over de kern.  Zoals de vraag waarom bijvoorbeeld samenwerking niet lekker loopt of de voortgang van een project stagneert. Liever vergaderen we door over de inhoud, terwijl iedereen voelt dat er ook nog iets anders speelt. De essentie komt dan niet op tafel.

Hun verklaring: we blijven weg van de kern omdat we (op een onbewust niveau) onze eigen ineffectiviteit liever niet onder ogen zien – laat staan dat we hem bespreekbaar willen maken! Logisch en bovendien heel menselijk. Ardon beschrijft verschillende strategieën om gevoelige onderwerpen van de tafel te houden. Vaak zetten we deze in als het spannend wordt. Terwijl het juist dan zo belangrijk is ontmoetingen productief te maken. Bijvoorbeeld om in de hectiek van alledag uit te spreken dat je ergens ontevreden over bent. Of tijdens een vergadering te reflecteren op een gekozen aanpak. Of ergernissen uit te spreken en te vertellen wat je belangrijk vindt, in plaats van je frustratie voor je te houden.

Betekenisvolle interactie vraagt leiderschap

Het zijn de momenten dat je op tafel durft te leggen dat je voelt dat er iets niet goed gaat. Dat je een vraag durft te stellen over je eigen functioneren. Of van de agenda durft af te wijken. Om ontmoetingen op deze manier productief te maken, is leiderschap nodig. Niet in hiërarchische zin, maar in de zin dat je bereid bent perspectieven te onderzoeken, de moed hebt om verschillen te zien en bescheidenheid kunt tonen ten aanzien van je eigen aannames en overtuigingen. Het goede nieuws is dat dit type leiderschap voor iedere medewerker is weggelegd. Niet alleen de teamleider of de voorzitter, elke deelnemer aan een bijeenkomst kan het verschil maken in dit opzicht.

Hoe dan?

Wat kun je dan bijvoorbeeld doen? Enkele praktische aanpassingen maken al verschil. Haal bijvoorbeeld eens de tafels weg, waardoor je met elkaar in een cirkel zit. Dit verandert meteen de sfeer en de interactie. Met een zogenaamde ‘check- in’ maak je aan het begin van een bijeenkomst een rondje ‘hoe zit iedereen erbij’. Of doe een proces check tussendoor: een time out van 2 minuten waarin iedereen voor zichzelf nagaat hoe het gesprek gaat en wat er beter kan. En wat hij/zij daarin kan doen. Vertel verhalen en anekdotes in plaats van het uitwisselen van meningen of feiten. Het delen van verhalen helpt om kennis op een heel natuurlijke manier te delen en te ontwikkelen.

Het gaat er vooral om dat je stil staat bij het soort ontmoeting dat je wilt creëren, en met welk doel. Dan zijn er legio mogelijkheden om de ontmoeting, klein of groot, productief te maken.

Investeren in ontmoeten

Waar het op aankomt is de wil om te investeren in de kwaliteit van het overleg. Het productief maken van interactie is een investering. Het vraagt tijd, georganiseer en bovenal aandacht, concentratie, lef en het doorbreken van (persoonlijke) patronen. Zonder dat je precies weet wat het oplevert.

Mijn idee is dat juist door betekenisvolle interactie het resultaat centraal kan komen te staan. Je investeert in het proces zodat de inhoud beter tot zijn recht komt. Aandacht voor de kwaliteit van de ontmoeting, de essentie op tafel leggen is de enige manier  om écht scherp te krijgen waar het om gaat en wat nodig is om verder te komen. En wat voor iedereen persoonlijk van belang is. De complexe vraagstukken vragen om het opsporen van de essentie. En het opsporen van die essentie is per definitie iets wat je samen doet. Oplossingen maak je door perspectieven te verbinden en beweging creëer je in afstemming met elkaar. Ontmoeten is dus misschien niet eens alleen een middel om een doel te bereiken, maar een doel op zichzelf. Ontmoeten als interventie!

Meer lezen?

• Arend Ardon heeft een leuke en leesbare samenvatting gemaakt van zijn proefschrift: ‘Doorbreek de cirkel’. Interessant om te snappen hoe het (niet) werkt.
• Inspiratie voor andere gespreks- en werkvormen vind je bijvoorbeeld in: Het groot werkvormenboek van Sasja Dirkse en Angela Talen.