Dit is de tweede blog in een serie waarin we verslag doen van betekenisvolle momenten in een fabriek waar de medewerkers betrokkenheid willen vergroten. Dit project doen we bij Punch Powertrain, een fabriek in België waar onderdelen van versnellingsbakken geproduceerd en geassembleerd worden. Dit bedrijf wil graag dat er meer betrokkenheid is in de fabriek, zowel bij kaderleden en bedienden als bij operators aan de machines. Ze zouden willen dat alle medewerkers trots kunnen zijn op hun werk en zich gewaardeerd voelen. De ambitie is ook dat de samenwerking over de ploegen heen soepel verloopt en dat er meer zorg is voor de kwaliteit van de producten. Tenslotte is het verlangen ook dat medewerkers veel meer van hun talenten kunnen inzetten in hun werk. Nadat de groep kaderleden zich gecommiteerd heeft aan dit project is de keuze gemaakt om een actie-onderzoek te gaan doen. In deze blog lees je hoe we vragen bedachten en hoe het actie-onderzoek er in de praktijk aan toe ging.
Bedenken van vragen: “Wanneer ging jij voor het laatst fluitend naar huis?”
De kaderleden, bedienden en ploegleiders zullen op onderzoek uitgaan in de fabriek. Ze zijn benieuwd wat ‘betrokkenheid’ nu eigenlijk betekent voor de ongeveer 80 operatoren die dagelijks aan verschillende afstemmingen werken in de productiehal. Normaalgesproken spreken zij vooral met de operatoren over direct werkgerelateerde zaken. Als er een storing is, komt bijvoorbeeld iemand van onderhoud het probleem oplossen. Als onderdelen verkeerd in elkaar gezet zijn, wordt er melding van gemaakt bij de groep van kwaliteit. Of als de werkplek niet schoon is bij het overdragen van de middag- naar de nachtploeg kan een ploegleider te hulp schieten.
We bespreken met de ‘onderzoekers’ hoe een gesprek over betrokkenheid concreet kan worden in de interviews die zij gaan doen. Ter voorbereiding hebben wij alvast allerlei vragen bedacht die je mogelijk zou kunnen stellen. De vragen gingen over zes onderwerpen. We lieten de vellen met onderwerpen en mogelijke vragen rondgaan en vroegen de groep de lijst verder aan te vullen met mogelijke vragen:
- Ontwikkeling van je talent. Voorbeeld van een vraag: “Toen jij hier nieuw was, hoe leerde jij toen je werk?”. Zij vulden dit aan met bijvoorbeeld: “Wat wil je binnen 5-10 jaar voor werk doen?”
- Zorg voor kwaliteit. Voorbeeld van een vraag: “Als er een tevreden klant is, hoe kun jij dat dan weten?”. Zij vulden dit aan met bijvoorbeeld: “Vind je kwaliteit belangrijk en waarom?”
- Organisatie van het werk. Voorbeeld van een vraag: “Wie deelt de orders uit, hoe gaat dat?”. Zij vulden dit aan met bijvoorbeeld: “Aan welke afstemming werk jij het liefst?”
- Fluitend naar het werk. Voorbeeld van een vraag: “Wanneer ging je voor het laatst fluitend naar huis?”. Zij vulden dit aan met bijvoorbeeld: “Wat vertel je aan je vrienden en kennissen over het werk dat je doet?”
- Samenwerking. Voorbeeld van een vraag: “Wie is jouw werkmaatje en waarom?”. Zij vulden dit aan met bijvoorbeeld: “Hoe kan samenwerking over de ploegen heen verbeteren?”
- Bouwen aan de toekomst. Voorbeeld van een vraag: “Stel dat jij het hier voor het zeggen had, wat zou je dan als eerste aanpakken?”. Zij vulden dit aan met bijvoorbeeld: “Welke initiatieven kan ik nemen in mijn job om de toekomst van het bedrijf te helpen uitbouwen?”
Zo verzamelden we zes vellen papier met daarop elk een lijst met mogelijke vragen. Gezamenlijk kozen we twee vragen per thema. Een vraag werd gekozen op het moment dat ze goed de kern van het betreffende thema raakte, de onderzoekers (kaderleden, bedoenden, ploegleiders) voor zich zagen dat zij die vraag zouden stellen en men inschatte dat de vraag goed te beantwoorden zou zijn door de operatoren straks.
Eerst een kleine pilot: “Ik leer mensen op een andere manier kennen”
Daar zaten we met een lijst met twaalf vragen... het moment was daar om ook echt op pad te gaan, de productiehal in, om de vragen te gaan stellen aan de operatoren. Dat is nog best spannend, en roept allemaal vragen op zoals: Met wie ga je dan precies in gesprek? Doe je dat aan de machine of ga je even apart zitten? Interview je de eigen mensen of juist die uit een ander team? Is het niet bedreigend voor een operator om ineens met een onbekende of een ‘hoge baas’ te zitten in een aparte ruimte en vragen te beantwoorden? Zullen ze niet gaan denken dat we de informatie straks tegen hen gebruiken?
We besloten om het eerst maar eens uit te proberen. De groep van ‘interviewers’ ging uiteen, en met de geprinte lijst vragen zochten ze elk iemand op in de hal. Na een kwartier kwam de eerste alweer terug: “Het is gelukt, het was een goed gesprek!”. Na ongeveer een uur is de laatste ook terug. We oogsten de ervaringen en het blijkt dat er veel gebeurd is in dat uur. Op basis hiervan stemmen we onze aanpak nog wat bij en bespreken we de aanpak voor vervolg. Elk zal ongeveer 8 mensen gaan interviewen, ieder doet dit met operatoren waar hij niet direct zelf leiding aan geeft. Dit idee ontstaat vanuit hun wens. Het lijkt hen op die manier gemakkelijker om minder vooringenomen te zijn over de mensen en hun antwoorden.
Verhalen verzamelen: “Opknappen van pulleys doen we nu met twee zodat we kunnen wisselen”
Na enkele weken zitten we samen om te oogsten. Er zijn 80 mensen geïnterviewd en de kaderleden, bedienden en ploegleiders hebben elk allerlei beschreven vellen met bevindingen voor zich liggen. Sommigen hebben hierop met gele markers alvast aangestreept wat terugkerende resultaten zijn. Gezamenlijk lopen we elk thema langs. Bij elk thema verzamelen we de verhalen, proberen we een beeld te krijgen bij de ‘algehele stemming’ over een onderwerp en proberen we de kern op te sporen van ‘waar het bij dit thema nu echt om gaat’. Bijvoorbeeld:
- Een operator zegt dat hij elke dag fluitend naar het werk komt. De interviewer vertelt: “Ik heb hem gesproken vlak bij zijn nieuwe machine. Hij is gelukkiger geworden omdat hij de kans krijgt nieuwe machines te leren kennen. Daardoor amuseert hij zich en daar is hij fier op. Daar vertelt hij thuis ook over. En hij doet zijn best om weinig fouten te maken”.
- Het samenwerken over ploegen heen is niet vanzelfsprekend. Maar diverse mensen ervaren dat samenwerking met collega’s in dezelfde ploeg juist heel goed gaat. Een operator geeft een voorbeeld: “Het opknappen van pulleys doen we nu met twee man zodat we telkens een beurt kunnen wisselen. Dat systeem hebben wij zelf bedacht. Dat hebben we niet gedeeld met een andere ploeg”. Deze operator denkt dat dit idee ook toegepast kan worden op andere plekken.
- Over kwaliteit blijkt dat vooral opgaat dat geen nieuws goed nieuws is. Een operator: “Een tevreden interne klant, dat kom ik niet te weten. We krijgen het alleen te horen als de aantallen slecht zijn of er een fout is gemaakt”.
- Waardering en erkenning doet veel, alleen ervaren mensen dit niet vaak. Een operator zegt dat ze zich vooral gewaardeerd voelt als ze haar beoordeling krijgt. “Alleen,” vertelt ze, “dat is maar één keer per jaar”.
- Ook plannen voor de toekomst zijn er volop. Iemand zou bijvoorbeeld graag iets willen organiseren om het schoonmaken beter te laten verlopen: “Met poetsen verliezen we veel tijd. We moeten telkens karren zoeken. Maar kunnen we niet regelen dat elke lijn een vaste poetskar heeft?!”.
Naast deze inhoudelijke opbrengsten, werd onmiddellijk duidelijk dat de gesprekken nog meer opleverden. De interviews deden iets met de manier waarop de ‘interviewers’ keken naar de operatoren. Iemand zegt: “Ik wist gewoon niet dat hij zo enthousiast was over zijn werk. Ik dacht dat is een jongen die gewoon zijn werk komt doen”. Een ander zegt: “Wat mij het meest verraste was de motivatie van de mensen zelf. Ik sta daar niet zo bij stil. Soms kan ik denken ‘waarom doe je dat nu zo?’. Maar die man in zijn eigen ogen denkt ook ik ben goed bezig. De intentie is goed. En daar moeten we bij stil staan”.
Men deed ook direct ideeën op voor de eigen manier van werken: “Een tip die ik er meteen uithaal is: als wij naar een machine gaan voor onderhoud, vertel dan eerst even wat je komt doen en begin niet direct aan die machine te werken”.
Daarnaast was het interviewen niet altijd even gemakkelijk. Sommige operatoren reageerden cynisch op de vragen of waren wantouwend over wat er met de antwoorden zou gebeuren. Niet iedereen vond de vragen even gemakkelijk te beantwoorden waardoor de gesprekken niet altijd vlot verliepen. En de ‘interviewers’ vonden het wel lastig hoe ermee om te gaan dat soms de dingen die iemand vertelt niet passen bij wat je zelf in de realiteit soms waarneemt. En toch, wat het meest opvallend is, is dat de leidinggevende groep anders is gaan kijken naar de operatoren. De vragen waren gericht op wanneer iets wél werkt, en op dromen voor de toekomst en het was niet voor iedereen even alledaags hierover te praten. Door op die manier met elkaar in gesprek te gaan verandert er iets in het contact. Er zijn mensen die nu elkaar de hand opsteken of ‘s ochtends groeten die dat eerder niet deden. De bevindigen uit het actie-onderzoek verwerkten we tot kleurrijke grote posters die opgehangen worden in de fabriekshal. De volgende stap is om met vier thema’s echt stappen te gaan zetten. De volgende vier blogs gaan elk in op één zo’n verandervraag.
____________________________
In de eerste blogreeks zijn de volgende blogs verschenen:
- Betrokkenheid in de fabriek: van hoger kader tot de vloer
- Op onderzoek uit in de fabriek: interviews met 80 operatoren
- Meer waardering en erkenning op de productievloer
- Werken vanuit talent in een fabriek in Sint Truiden
- Verbeteren van de kwaliteit van halffabricaten in de fabriek
- Samenwerking over de ploegen heen in een Vlaamse fabriek
- Impact van een onderzoekende aanpak
- Succesfactoren als basis voor betrokkenheid op de werkvloer