Als de energie wegloopt: hoe draai je een gesprek?

Nou, wat vónden jullie ervan…?

Onder het genot van een vers gezette koffie deelt Saskia een anekdote: “Laatst gaf ik een presentatie. Heel interactief – bijna een gesprek met het publiek. Aan het einde vroeg de voorzitter: ‘Wat vonden jullie ervan?’ Heel gek: waar we vlak daarvoor nog een levendig gesprek hadden, stapte iedereen direct in een oordeelmodus. Mensen vielen letterlijk even stil om na te denken, en ook ik ging in mijn hoofd: ‘wat zouden ze ervan vinden, heb ik het wel goed gedaan…?’ En toen waren we de flow kwijt.” Dat kwam door twee dingen, ontdekten Saskia en ik, al doorpratend.

“Ten eerste ontstaat er een soort afstand tussen de gespreksdeelnemers, waar mensen eerst nog mede-makers van het gesprek waren, worden ze nu gevraagd iets ervan te vinden. Ze zetten daarvoor (en daardoor) mentaal een stapje achteruit en de afstand tussen hen onderling en tussen hen en het gesprek groeit. Ook als het oordeel positief is heeft dat effect op de verbinding.

Een tweede factor die meespeelt is dat er iets in ons brein zit waardoor je na een ‘oordeelvraag’ meteen bedenkt wat allemaal niet zo positief was. De negatieve afwijkingen zien we sneller, en die noem je dan ook eerder en ze zijn specifieker: ‘leuke presentatie, maar ik mis nog praktische handvatten voor hoe je een gesprek aan kan gaan met een groep in plaats van een individu.’ Het compliment is algemener dan de feedback op wat ontbreekt.

Gelukkig waren we in dit geval vrij snel weer in het zadel, in de zin dat het gesprek weer op gang kwam. Maar het voorbeeld laat wel zien hoeveel invloed je hebt met je vragen. Het is geen gekke vraag, ‘wat vond je ervan?’ Zo’n vraag heb je sneller gesteld dan je denkt, ik doe het zelf ook vaak. Terwijl je ook kunt vragen: wat spreekt je aan in het verhaal van…? Of: ‘wat haal je eruit dat voor jou nuttig is?’ Of: als je het verhaal nog sterker zou willen maken, welke tips hebben jullie dan? Dus met je vragen kun je veel sturen.”

Praten van waar je geen invloed op hebt, naar dat waar je wel invloed op hebt

Stel jezelf eens voor. Je zit met een groep collega’s in een werkoverleg over de hoge werkdruk…Niet voor de eerste keer, omdat het een structureel probleem betreft in jullie instelling: het bestaat al jaren en iedereen heeft er last van.… Wat er dan makkelijk kan gebeuren is dat je (a) verhalen stapelt over de erge werkdruk en (b) met elkaar gaat graven naar oorzaken: hoe is het zo is gekomen? Dikke kans dat daarbij allerlei factoren langs komen waar je geen invloed op hebt: het beleid van de directie, de administratieve rompslomp, gebrekkige financiering, veeleisender clienten dan vroeger,…..

Saskia: “Het kan opluchten om even leeg te lopen en stoom af te blazen met elkaar. En de herkenning van zo’n gedeeld probleem doet ook veel. Als je er na zo’n gesprek weer even tegenaan kan is dat dus prima. Wat er ook kan gebeuren is dat het je een beetje moedeloos maakt en dus juist leegtrekt. Omdat je de ernst van het probleem nog eens extra voelt, en je geconfronteerd wordt met je eigen machteloosheid. Dan schiet dat zijn doel voorbij. Wat dan kan helpen is juist praten over zaken waar je wel invloed op kunt hebben en waar je al effectief met het vraagstuk omgaat. Denk aan een uitwisseling rond de vraag: ‘ieder van ons heeft zijn eigen ‘hacks’ en slimmigheden om met werkdruk om te gaan: van alle dingen die jij hebt uitgeprobeerd, wat werkt het beste?’ Ik heb ook wel eens een team uitgenodigd een brief te schrijven aan een denkbeeldige nieuwe jonge collega met daarin wat ze hem of haar zouden willen vertellen of adviseren. Er kwam heel veel wijsheid, relativeringsvermogen en praktische tips op tafel. Dat gaf het team een ‘boost’.

Natuurlijk zijn er ook situaties waarin het wel helpt om uit te pluizen wat de oorzaak is van een probleem, bijvoorbeeld omdat je dan iets op het spoor komt wat je kan aanpakken. Maar als je merkt dat probleemdiagnose geen nieuwe ideeën geeft en ook het zelfvertrouwen vermindert, kun je proberen het over een andere boeg te gooien en juist te gaan praten over wat er al wel werkt: succesdiagnose."

Hoe je schwung krijgt in een werkoverleg

Je kan nòg een andere insteek kiezen. Saskia herinnert zich een begeleidingstraject van een team dat gesloopt uit werkoverleggen kwam. “Logisch ook, want het was iedere week twee uur lang. En de online setting maakte het er niet beter op. Dus het eerste gesprek over dat overleg kwamen er veel moppers op tafel. Op dat moment had het niet zo geholpen om te gaan praten over de positieve uitzondering of wanneer het wel lukte. De boosheid zat te hoog. Wat we in plaats daarvan deden was ruimte maken voor die irritatie en ‘erachter’ gaan kijken.

Ik vroeg eenieder hun meest ‘grumpy’ ervaring tijdens zo’n overleg te benoemen. Wat was voor jou een moment dat je alle energie voelde weglekken? Wat kwam er daar in de knel dat voor jou wel van belang is? … De een noemde een voorbeeld waarin iedereen door elkaar heen praatte, wat hij miste was de rust en het respect om naar elkaar te luisteren. Een ander vertelde dat hij zich ergerde aan een snelle start: ze vlogen direct de agenda in terwijl hij nog even contact wilde leggen met collega’s. Zo ontstonden er allemaal bouwsteentjes die collega’s in het overleg willen zien. Vervolgens probeerden we dat weer groter te maken: hoe zou het overleg eruit zien als alles wat je belangrijk vindt wel gebeurt? Draai de negatieve ervaringen wat mij betreft om. Dat gesprek gaf de groep weer ideeën maar ook de energie om er weer mee aan de slag te gaan en te experimenteren met nieuwe dingen.”

Een generatief gesprek

Als je tussen de regels door leest, dan ontdek je ingrediënten voor wat Saskia ‘generatieve gesprekken’ noemt. “Een generatief gesprek is een gesprek waar je energie uit krijgt en ideeën om mee aan de slag te gaan. Een vastgelopen gesprek heeft een van de twee niet meer, of allebei niet. Als wij – gechargeerd gezegd – opvattingen gaan rondpompen over een slecht werkoverleg, dan voelt dat misschien wel even goed, maar het is niet generatief: we komen niet verder. Als je voelt dat je in zo’n gesprek zit, waar je energie het raam uit dreigt te gaan dan helpt het niet om mee te doen. Het helpt ook niet om over de pijn, mopper, of chagrijn heen te stappen. Dan voelen mensen zich ook niet serieus genomen en het doet geen recht aan het gevoel. Terwijl als je het serieus neemt en nieuwsgierig bent wat erachter zit, er ruimte ontstaat om het goede (generatieve) gesprek te voeren.”

Kortom: drie dingen om op te letten

Samenvattend haal ik er drie dingen uit om op te letten. Te beginnen met de startvraag: leidt deze tot een oordeel of vraag je naar iets anders? Een tweede element gaat over de cirkel van invloed: helpen de vragen die je stelt daarnaar te kijken? Naar dat wat je kan beïnvloeden, wat je al in huis hebt, wat je kunt? En tot slot: kun je door het stellen van vragen het gesprek zo draaien van dat wat je niet wilt, naar dat wat je wel wilt. En dan niet door er zomaar overheen te stappen. Maar door echt te onderzoeken wat jij belangrijk vindt en wat er voor jou in de knel komt.

Geen ingewikkelde dingen, als je het zo op een rijtje zet. Ik merk dat het me helpt om ze zo concreet te hebben. Het is dus helemaal niet erg om af en toe even vast te lopen in een gesprek – er zijn genoeg manieren om er weer leven in te blazen.

Meer lezen?

• Bleeker, A. & S. Tjepkema (2023) Ik team, wij teamen: maak het beste van je samenwerking. Boom uitgeverij.
• Stavros, J. & C. Torres (2018) Conversations Worth Having: Using Appreciative Inquiry to Fuel Productive and Meaningful Engagement. Berrett-Koehler.
• Tjepkema, S., L. Verheijen & J. Kabalt (2016) Waarderend veranderen: Appreciative Inquiry in de dagelijkse praktijk van managers. Uitgeverij Boom.
• Tjepkema, S. & M. van Rooij (2010) Grumpy moments… In: Opleiding & Ontwikkeling, nr. 5, p. 60.