Die Veränderung von Aufgaben ist oft das erste, an das man denkt, wenn man etwas verändern will. Man kann natürlich einfach eine Aufgabe nicht mehr tun. Oder eine andere Aufgabe, die viel Spaß macht, größer machen. Das klingt einfach und manchmal ist es auch viel einfacher, als man denkt. Nicht immer aber ist es so klar, welche Aufgaben Energie fressen und welche Energie geben.
In diesem Fall ist es eine gute Übung, sich einen Überblick über die eigenen Aufgaben zu verschaffen. Ein relativ einfacher erster Schritt ist das Aufschreiben all der Aufgaben, die man so hat. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die eigenen Aufgaben in den Blick zu nehmen:
- Eine Aufgabenübersicht erstellen: Einen Blick auf die eigen Agenda werfen: Was habe ich die letzten 2-3 Wochen gemacht? Womit habe ich meine Zeit verbracht?
- Diese Aufgaben in einen Überblick bringen
a. Alle Aufgaben untereinander in eine Liste schreiben.
b. Oder: Sie in einem Tortendiagramm darstellen - Wie viel Zeit verwende ich eigentlich auf welche Aufgaben?
c. Alle Aufgaben auf Post-Its schreiben: Größere Aufgaben auf größere Post-Its, kleinere Aufgaben auf kleinere Post-Its. - Den Blick darauf werfen, ob Aufgaben und persönliche Stärken zusammenpassen. Die Aufgaben markieren, bei denen Sie Ihre Stärken und Talente wirklich nutzen.
- Den Blick auf die Aufgaben im Detail richten: Was ist die Aufgabe eigentlich? Mache ich sie gerne oder nicht? Wenn ich sie gerne mache, wie kann ich sie größer machen? Wenn ich sie nicht mag, wie kann ich sie loswerden?
Nach der Analyse folgt die Veränderung: Wovon will ich mehr machen? Was will ich weniger machen? Welche Aufgaben möchte ich in ihrem Inhalt oder ihrer Bedeutung verändern? Es geht also nicht nur darum, Aufgaben loszuwerden. Man kann auch darüber nachdenken, was man eigentlich vermisst. Oder Aufgaben, die man nicht gerne macht oder die viel Energie kosten, mit Kollegen zu tauschen. Oder den Inhalt der Aufgaben darüber zu verändern, dass man sie gemeinsam mit anderen macht.
Bei der Veränderung von Aufgaben gibt es verschiedene Herangehensweisen:
Aufgaben abgeben
Mara: Ich schaue zum Beispiel mehr und mehr, ob Kollegen Aufgaben für mich erledigen können. So bitte ich inzwischen eine Kollegin, die ein Auge dafür hat, meine Texte bezüglich Rechtschreibung zu korrigieren. Oder eine andere Kollegin, mich dabei zu unterstützen, Material zusammenzustellen. Hierbei wähle ich die Dinge aus, die mich selbst viel Zeit kosten und die ich nicht gerne mache. Das gibt mir die Freiheit, mehr Zeit für andere Dinge zu verwenden.
Die Frage hierfür lautet: Ich kristallisiere die Aufgaben meiner Arbeit heraus, die ich selber nicht gerne mache. Und dann frage ich mich: Gibt es Kollegen oder andere Menschen, die daran mehr Spaß haben?
Aufgaben hinzufügen
Frauke: Ich habe immer schon gerne fotografiert. Irgendwann habe ich angefangen, meine Fotos in meinen Workshops zu verwenden. Und vor einigen Monaten habe ich entschieden, das noch aktiver zu nutzen und diesen Bereich auszubauen. Es dauert nicht mehr lange, da wird das erste Fotoset zum Einsatz in Workshops als Produkt erscheinen. Und ich schaue inzwischen anders auf die Welt, oft denke ich „Ist das eine Szene, die ich fotografisch festhalten kann? Entsteht da ein Bild, das meine Präsentation xy verstärken kann?“
Aufgaben eine andere Bedeutung geben
In unserer Arbeit haben wir sehr viele verschiedene Aktivitäten, auch kleinere Sachen, die sich manchmal wie Aufgabensplitter anfühlen. Dazu gehören zum Beispiele Anrufe bei unseren Kunden, auch wenn man gerade kein gemeinsames Projekt hat. Uns ist in unserer Arbeit die Beziehung mit unseren Kunden sehr wichtig, so ist ein Teil unserer Arbeit, regelmäßig Kontakt zu ihnen zu halten. Deswegen rufen wir immer mal wieder bei unseren Kunden an. Wir haben beide gute Erfahrungen damit gemacht im Terminkalender einen halben Tag einzuplanen, wo man solche Anrufe gesammelt erledigt. Kleine Dinge zu sammeln kann ihnen eine größere Bedeutung geben – auch dies ist eine Form des JobCraftings über Aufgaben.
Dies sind einige Beispiele, wie man über die Veränderung der Aufgaben die eigene Arbeit gestalten kann. Darüber hinaus gibt es auch noch die Möglichkeit, etwas Neues zu lernen, sich neue Fähigkeiten anzueignen, um die Inhalte der eigenen Arbeit zu verändern.
All dies zusammen macht JobCrafting im Bereich Aufgaben und Inhalte aus. Vielleicht haben Sie auch Lust bekommen, Ihre Aufgaben mal unter die Lupe zu nehmen oder einfach direkt etwas zu verändern?